Siamo pronti per il lavoro da remoto?

Non si può prevedere il futuro al 100%, ma ciò che sappiamo oggi con certezza è che la digitalizzazione è diventata imprescindibile.
Disporre delle giuste tecnologie e delle corrette infrastrutture è la chiave per operare con successo in un mercato globale che, per qualche tempo, subirà costanti fluttuazioni.
Secondo Canon, è questo il momento giusto per trasformare l'azienda e dare ai dipendenti i migliori strumenti, adottando tecnologie e sistemi che permettano modalità di lavoro più flessibili.

La prima domanda da porsi è quanto, prima che i recenti cambiamenti globali forzassero la mano, le aziende fossero pronte per il lavoro da remoto.
E, anche, quanto siano pronte a cambiare il loro processi per operare in modo più consono in una "nuova normalità" che durerà ancora a lungo.
Soltanto nel Regno Unito, meno del 50% degli impiegati ritiene che l'attuale infrastruttura della propria azienda possa supportare il telelavoro sicuro e produttivo.
Questo dato non deve sorprendere, dal momento che le organizzazioni hanno un diverso livello di maturità quando si tratta di trasformazione digitale.
Il mondo aziendale, così come lo conosciamo oggi, presenta un'ampia varietà di ambienti di lavoro moderni e ibridi, che utilizzano una combinazione di pratiche cartacee e digitali.
E' comunque ipotizzabile che, anche se molte aziende non sono del tutto pronte al cambiamento, la situazione in corso forzerà la mano.

Cambiare non deve per forza essere complicato o costoso, ma è importante partire nel modo giusto: solo così sarà possibile beneficiare di una forza lavoro pronta a operare da remoto in modo continuativo e sicuro.
Abilitare lo smartworking
Il primo passo per attuare una strategia di remote working di successo è la creazione di un ecosistema in cui il digitale sia protagonista.
Per raggiungere questo obiettivo è necessario prendere in considerazione quattro aree importanti:
1) Tecnologia - è probabilmente l'area più importante da considerare: le scelte tecnologiche determineranno il punto di svolta o di rottura della strategia di lavoro a distanza.

L'infrastruttura, i dispositivi fisici e gli strumenti digitali scelti per la forza lavoro devono essere estremamente flessibili.
Questo non significa solo passare da dispositivi desktop a una flotta di laptop.
Immaginate di lavorare nel settore legale o nel mondo dell'istruzione: la natura stessa del lavoro quotidiano implica che avere accesso a un dispositivo di stampa e scansione di qualità aziendale è un requisito importante quanto avere un laptop, indipendentemente dal fatto che si lavori in ambiente domestico o in uno spazio di coworking.
E' importante pensare a quali cambiamenti effettuare per supportare i dipendenti nelle loro attività, aiutandoli a familiarizzare, ad esempio, con l'utilizzo di servizi basati su cloud.
Più semplici da utilizzare saranno gli strumenti per lavorare da remoto, più veloce sarà la loro adozione e minori saranno le possibilità di dover affrontare le costose insidie legate all'utilizzo misto di tecnologia aziendale e soluzioni consumer da parte dei dipendenti che lavorano da remoto.

Anche la manutenzione e l'assistenza devono essere considerate.
E' indispensabile il totale coinvolgimento del reparto IT per garantire che vengano effettuati costantemente tutti gli aggiornamenti nel momento in cui si rendono disponibili.
2) Strumenti di collaborazione - oltre all'infrastruttura e ai dispositivi individuali è importante scegliere i corretti strumenti per elaborare le informazioni business critical.
Indipendentemente da quanto un'azienda fosse pronta alla collaborazione prima della situazione attuale, l'avere a disposizione una solida soluzione di gestione delle informazioni diventerà un requisito essenziale per il successo di qualsiasi strategia di remote working.
È proprio qui che le soluzioni cloud possono apportare vantaggi a tutte le aziende.
È necessario dedicarsi da subito alla revisione dei sistemi attualmente in uso - in special modo se adottati durante il periodo di emergenza per risolvere un problema contingente - individuando un'unica soluzione che soddisfi le esigenze di workflow e di sicurezza per la gestione delle informazioni aziendali.

Sarà anche necessario organizzare programmi di training per aiutare i team di lavoro ad essere operativi ora e in futuro.
Prima i dipendenti saranno coinvolti, prima sarà possibile, per l'azienda, vedere il valore dell'investimento effettuato.

3) Colmare il divario tra soluzioni cartacee e digitali - se da una parte è facile procedere all'attivazione di team di remote working per le aziende che già dispongono di soluzioni cloud, la situazione si complica per quelle realtà che sono agli inizi del loro processo di trasformazione digitale e si affidano fortemente a processi cartacei e che, nel periodo del lockdown, hanno avuto molte difficoltà ad accedere a file o avviare workflow digitali.
Ogni azienda è diversa e non esiste una soluzione valida per tutti, ma è importante definire una strategia e scadenze temporali precise per raggiungere un determinato obiettivo.

La chiave è non avere fretta.
Di fatto è indispensabile trovare un bilanciamento tra infrastruttura legacy e sistemi cartacei e digitali già in uso, cercando di procedere ad un'integrazione armoniosa.
4) Delivery - se consideriamo che le informazioni sono il cuore pulsante di ogni azienda è la capacità di sfruttare in modo efficiente i flussi tra input, trasferimento e accesso a determinare il successo di un'organizzazione.
In un momento storico in cui la continuità è imprescindibile, è facile comprendere perché combinare la giusta tecnologia, gli strumenti di collaborazione e la gestione produttiva dei processi documentali ha un'importanza fondamentale.
Dare ai dipendenti una configurazione solida e intuitiva significa aumentare la produttività con conseguente impatto positivo sui risultati dell'azienda.
Lavoro a distanza come vantaggio competitivo

Nelle ultime settimane molte aziende, come ad esempio Twitter, hanno offerto ai dipendenti la possibilità di lavorare flessibilmente da casa in modo permanente ed è probabile che altre realtà seguiranno questo modello in tempi così incerti.
Date le molte incognite che abbiamo davanti, il lavoro da remoto potrebbe subire un'ulteriore spinta.
Siamo pronti a questo cambiamento?
È il momento giusto per accelerare la digital transformation, considerare una solida strategia di remote working e investire nella formazione dei dipendenti per proteggere ora e in futuro, il business aziendale.