PMI: ancora troppe usano strumenti obsoleti o inadatti per la gestione del personale

La gestione delle risorse è una delle problematiche maggiori all'interno delle PMI e con l'emergenza COVID-19 e la rapida diffusione dello smartworking, è diventato sempre più difficile gestire la quotidiana amministrazione del personale da remoto.
Per far fronte alla necessità di amministrare i propri dipendenti a distanza, molte imprese si sono dovute reinventare affidandosi a nuove tecnologie e secondo una ricerca di The European House - Ambrosetti e Microsoft Italia, nel 2020 il 49,4% delle aziende intervistate ha deciso di utilizzare i software in cloud perlopiù in modo strategico per poter rispondere a necessità contingenti.

Sebbene nel 2019 l'Osservatorio Innovazione Digitale nelle PMI aveva rilevato che quasi il 90% dei vertici delle piccole e medie imprese in Italia considerava l'innovazione digitale una necessità per lo sviluppo del business, sono ancora più del 50% gli imprenditori che usano strumenti inadatti per gestire le pratiche di amministrazione del personale e ancora una azienda su 5 continua a preferire il metodo "carta e penna" alla digitalizzazione del lavoro durante la quotidiana rilevazione delle presenze.
In questo contesto che, Dipendenti in Cloud, ha analizzato le difficoltà affrontate delle imprese nella gestione dei dipendenti partendo proprio dagli strumenti di lavoro utilizzati: come gestiscono le PMI i fogli presenze, i piani ferie, le note spese con relativi rimborsi, la consegna delle buste paga e degli altri documenti di lavoro? Inoltre, quale figura aziendale si assume il compito di gestire i dipendenti? Come viene gestito il rapporto tra impresa e Consulente del Lavoro?

Perdita di tempo data da strumenti inefficaci: ecco il vero problema delle PMI nella gestione dei dipendenti

Tra le problematiche riscontrate nella gestione dei dipendenti e nelle pratiche comuni per le HR e l'amministrazione del personale, l'utilizzo di strumenti digitali inadatti e imprecisi è sicuramente una delle principali cause di inefficienza nella gestione delle risorse.

Dalla rilevazione delle presenze all'organizzazione dei piani ferie passando alla gestione delle note spesa e dei rimborsi: sono tante le imprese che utilizzano quotidianamente strumenti inefficaci e obsoleti.
Basti pensare che ben il 51,7% delle PMI, per registrare presenze e ferie, utilizza manualmente strumenti di lavoro generici come fogli di calcolo, cartelle condivise e altri tools affini che non fanno altro che restituire migliaia di dati inseriti in un'unica tabella rendendo difficile la consultazione ed aumentando così il rischio di imprecisione.

Ed è proprio per questo che, il 35% degli imprenditori si definisce insoddisfatto dell'utilizzo di strumenti generici nella gestione di questi dati ed è alla ricerca costante di nuovi strumenti efficaci per la semplificazione del lavoro.
E nonostante ci sia in corso una vera e propria rivoluzione digitale, molte PMI rimangono ancorate ad un metodo di lavoro manuale caratterizzato da operazioni meccaniche che portano ad un'ingente perdita di tempo e di precisione, rendendo così la gestione dei dipendenti ancora più laboriosa.
Basti pensare al fatto che nel 2020 il 20% delle aziende ha adottato carta e penna per trascrivere le presenze del personale, andando a complicare ulteriormente il lavoro della gestione amministrativa e che ben il 75,5% delle imprese consegna ancora a mano documenti importanti come buste paga, CUD, contratti, attestati, certificati e benefit ai propri dipendenti e solo il 19% li invia tramite email.

Questi dati dimostrano di come l'automatizzazione e la digitalizzazione intelligente dei processi lavorativi siano ancora assenti nella maggior parte delle PMI italiane.

Anche il rapporto con il Consulente del Lavoro potrebbe essere più semplice ed immediato

Affidarsi ad un professionista esterno come il Consulente del Lavoro semplifica la gestione delle risorse e delle relative documentazioni ma, ad oggi, è ancora evidente come il rapporto tra impresa e Consulente non sia ancora stato reso efficace al 100% per una mancata digitalizzazione.
Proprio per questo, anche la relazione con il Consulente del Lavoro può e deve essere migliorata per lo scambio di informazioni, presenze e documentazione, andando così ad ottimizzare la gestione dei dipendenti.
Sebbene esistano diversi strumenti digitali per favorire il passaggio di documentazione tra impresa e Consulente, le imprese meno strutturate e il 78,7% degli imprenditori intervistati invia i documenti al Consulente del Lavoro via email e il 10,5% addirittura li consegna a mano, facendo perdere tempo non solo al reparto amministrativo (o nel 36,5% dei casi al titolare stesso che si occupa della gestione dei dipendenti) nel preparare il materiale richiesto ma anche al Consulente.

E anche in questo caso, il mancato utilizzo di strumenti efficaci e precisi, fa sì che il Consulente riceva documenti sbagliati, imprecisi, poco chiari e, dunque, da rifare, andando a prolungare ulteriormente il tempo impiegato nella gestione amministrativa delle risorse.

Come automatizzare tutti i processi della gestione del personale

Eliminare ogni inefficienza grazie all'utilizzo di strumenti digitali precisi e creati a misura di impresa e di personale: ecco come le PMI possono rendere più efficienti le pratiche di ordinaria amministrazione, come la rilevazione delle presenze, la consegna delle buste paga o la tenuta delle note spesa.
Dipendenti in Cloud è il software che semplifica la gestione dei dipendenti e che punta ad automatizzarne i processi: sviluppato dal team di Fatture in Cloud e incluso nell'offerta di software del gruppo TeamSystem, Dipendenti In Cloud è nato per aiutare le PMI italiane nell'amministrazione dei propri dipendenti in modo semplice e veloce.

"Sempre più imprenditori si rendono conto di quanto sia fondamentale avere strumenti precisi ed efficienti per poter gestire l'amministrazione quotidiana delle proprie risorse - afferma Daniele Ratti, founder di Dipendenti in Cloud - e, ad oggi, sono tante le PMI che lamentano difficoltà di gestione causate da strumenti ormai obsoleti e inadatti.
Proprio per questo l'automatizzazione degli strumenti quotidiani è la soluzione più efficace per poter velocizzare e facilitare i processi di gestione dei propri dipendenti e la relazione con il Consulente del Lavoro.
Inoltre, la gestione dei dipendenti supera i confini della sede aziendale.
Questo concetto, già consolidato nei settori in cui il lavoro si svolge abitualmente fuori sede (pensiamo ai cantieri, oppure ai trasporti), durante l'emergenza COVID-19 ha acquisito rilevanza trasversale, per via della necessità di lavorare a distanza.

Utilizzare un software in cloud e appositamente studiato per la gestione del personale permette all'azienda di svolgere le pratiche di ordinaria amministrazione (come la raccolta delle presenze o la consegna delle buste paga) in modo semplice, veloce ed efficace, indipendentemente da dove lavorano i dipendenti, se in ufficio, da remoto, o fuori sede", conclude Ratti.