Cosa ha insegnato il remote working forzato alle HR

Nell'ultimo anno, il remote working è obbligatoriamente diventato una pratica comune a molte aziende e una nuova esigenza sarà trovare, per il prossimo futuro, il giusto equilibrio tra essere in ufficio e lavorare in remoto. Ma, per quanto la situazione sia complessa, questo cambiamento di paradigma rappresenta sicuramente un'opportunità per reinventare il modo di lavorare, considerando sia i fattori tecnologici che quelli umani.
Per affrontare le sfide che la pandemia ci sta ponendo, le Risorse Umane sono state chiamate a cambiare in breve tempo la propria modalità di lavoro e interazione con i dipendenti, un ingaggio rispetto al quale i dati e i processi sono diventati fondamentali. Tutto ciò rientra a tutti gli effetti nel piano di trasformazione digitale delle aziende.

Ora più che mai, il lavoro delle risorse umane dipende dai dati

La crisi ha rimodellato il ruolo delle HR, che hanno dovuto affrontare, a volte anche non pienamente preparate a causa delle ridotte tempistiche, gli sconvolgimenti causati dalla pandemia, rispondendo e adattandosi al cambiamento del contesto e agli annunci fatti di volta in volta dai vari Governi.

Si sono trovate a gestire l'organizzazione dei dipendenti nei periodi di lockdown e organizzare il loro accesso alle strutture aziendali, nel rispetto delle norme sanitarie. Attualmente, se viene segnalata la positività al virus di un dipendente, i team HR devono essere in grado di tracciare la sua presenza in ufficio per identificare facilmente i potenziali casi di contatto.
Queste sono tutte attività ulteriori che si sono aggiunte ai compiti abituali dell'HR, e che dimostrano che l'efficienza delle risorse umane e la fluidità dei servizi offerti ai dipendenti si basano essenzialmente sui dati a disposizione.
Facile da dirsi, più difficile da realizzare. Il motivo principale risiede nel fatto che le informazioni relative ai dipendenti sono ancora troppo spesso frammentate e distribuite in sistemi diversi e indipendenti, alcuni dei quali sono addirittura esternalizzati (gestione dei libri paga, monitoraggio della forza lavoro, etc.). O, a volte, semplicemente non esiste ancora il processo né è tantomeno fruibile digitalmente.

Fortunatamente, in molte organizzazioni, i sistemi HR sono assimilati ai sistemi "core" e quindi la modernizzazione applicativa sta portando all'adozione di moderne soluzioni di HCM (Human Capital Management), principalmente erogate as-a-service.
La digitalizzazione dei processi richiede l'orchestrazione tra tutte le applicazioni e le fonti dati, al fine di fornire un'esperienza integrata al dipendente. Questo è importante in tempi normali e diventa cruciale in tempi di crisi o di grandi cambiamenti come quelli che stiamo vivendo, per poter garantire la business continuity e una positiva esperienza di ingaggio delle risorse che lavorano da remoto.

L'integrazione è una questione fondamentale perché le risorse umane possano svolgere al meglio il proprio ruolo. Ma la complessità e il costo dell'implementazione possono ostacolare i progetti che ottimizzano l'infrastruttura IT e rispondo al meglio alle nuove sfide dell'HR.
 

Piattaforme di integrazione a supporto dell'HR

La capacità di tracciare, consolidare e sfruttare le informazioni disponibili determinerà il successo dei progetti per il "ritorno al lavoro" e permetterà ai responsabili in azienda di misurare i rischi sia per i dipendenti sia per il business. Da una prospettiva strategica e finanziaria, l'uso di piattaforme moderne di integrazione as-a-service (iPaaS) ha senso per diverse ragioni. Vediamole insieme.
In primo luogo, una piattaforma tecnologica basata sul cloud rimuove le tradizionali barriere di costo e complessità dei progetti di integrazione e permette la sincronizzazione dei dati da più applicazioni, sia che vengano eseguite on-premise o nel cloud.

In secondo luogo, queste piattaforme sono in grado di ricevere e unificare i dati da diversi sistemi all'interno dell'azienda. Per esempio, i diversi punti di ingresso. e quindi i punti di controllo degli uffici o dei siti di produzione possono essere utilizzati per valutare in tempo reale la frequentazione degli spazi.
In terzo luogo, le soluzioni iPaaS riducono il tempo tra l'inserimento dei dati e la loro analisi. Questo permette all'azienda di monitorare i dati aziendali in tempo reale, consentendole di prendere decisioni più informate.
Infine, poiché l'iPaaS opera in uno spazio basato sul cloud, i decisori possono accedere ai dati da qualsiasi dispositivo e da qualsiasi luogo attraverso una connessione online sicura. Per i dipendenti, questo significa un'esperienza senza soluzione di continuità, dall'assunzione e l'on-boarding alla formazione sulle nuove tecnologie in remoto, tutte cose che favoriscono una maggiore produttività in uno spazio di lavoro digitale. Anche altri team, come l'IT, l'innovazione o le operations, beneficiano di una visione consolidata dei dati che supporta processi e progetti interfunzionali. Per gli stessi team HR, questo rappresenta una reale opportunità per migliorare il benessere dei dipendenti, la loro produttività e la capacità di trattenere i talenti.

Non dimentichiamoci poi l'importanza di un eventuale off-boarding con tutte le relative problematiche di compliance.
Le risorse umane hanno dovuto mostrare una capacità di cambiamento senza precedenti per modificare i processi in funzione di una crisi sanitaria prolungata, a cui nessuno era preparato. In futuro, i team HR dovranno coltivare questa capacità di adattamento, per affrontare altre eventuali emergenze o semplicemente per rispondere al meglio ai nuovi scenari sociali e tecnologici o, infine, per gestire contesti economici instabili.
Fabio Invernizzi, Sales Director, EMEA South Boomi