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16/02/2022

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Rimborso spese: come impostare policy efficaci e sicure per contrastare sprechi e frodi aziendali

Alessia Poletti (SAP Concur): gli errori a vario titolo su questo tema delicato rappresentano spesso un costo inutile per le imprese, con conseguenze significative sulle finanze

In un momento così incerto come quello che stiamo vivendo, tenere sotto controllo le spese aziendali è fondamentale.
Tra i costi più facilmente controllabili, dopo gli stipendi, troviamo le trasferte di lavoro e le richieste di rimborso spese da parte dei dipendenti, a patto che si disponga di policy chiare e condivise per poterli monitorare.
Gli errori nelle richieste di rimborso spese rappresentano spesso un costo inutile per le imprese; i motivi possono essere diversi, dalla frode intenzionale da parte dei dipendenti alla mancata (o scarsa) conoscenza delle policy aziendali, ma anche alla difficoltà di comprensione dei processi per inoltrare tali richieste.

Rimborso spese: come impostare policy efficaci e sicure per contrastare sprechi e frodi aziendali

Inoltre, è possibile che alcuni dipendenti non considerino un problema un piccolo arrotondamento per eccesso nelle richieste di rimborso, benché si tratti di un comportamento scorretto.
L'insieme di questi errori, tuttavia, può avere conseguenze significative sulle finanze di un'azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni.
Per questo è fondamentale definire linee guida e policy di spesa adeguate in grado di garantire la conformità delle richieste di rimborso e di semplice messa in pratica da parte dei dipendenti.
Ecco cinque consigli pratici da seguire.

1 - Policy aggiornate facili da comprendere e da consultare

Ogni nuova policy deve definire chiaramente che tipo di rimborsi spese i dipendenti possono e non possono richiedere; le regole, quindi, devono essere facilmente comprensibili da tutti, perché solo in questo modo i dipendenti potranno ricordarle e seguirle.

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Inoltre, le disposizioni devono essere di facile accesso ovunque vengano scritte o salvate: possono essere, ad esempio, inserite in un fascicolo cartaceo in dotazione a tutti i dipendenti o - in ottica più sostenibile - all'interno di una cartella condivisa sulla piattaforma digitale di lavoro.
Infine, le policy devono essere aggiornate per adattarsi ai rapidi cambiamenti della legislazione e al progresso tecnologico.

2 - La localizzazione è la chiave per una policy equa e flessibile

Imporre un limite di spesa uguale per tutti significa penalizzare chi risiede lontano dalla meta di destinazione del proprio viaggio d'affari, poiché il dipendente potrebbe essere obbligato a impiegare molto del suo tempo per trovare i mezzi e gli alloggi che gli consentano di rispettare il budget concesso, o a pagare di tasca propria eventuali eccedenze.

Per questo, è importante incoraggiare in tutte le sedi aziendali l'implementazione di una policy flessibile e sensibile alle differenze culturali, alla diversità di costi e di legislazioni a favore di viaggi che siano per tutti confortevoli.
In questo modo, si contribuirà alla soddisfazione e alla produttività dei dipendenti.

3 - Il coinvolgimento di tutte le risorse aziendali

In fase di approvazione di una nuova policy, la strategia migliore sarebbe quella di rendere tutti i dipendenti, dai dirigenti fino al personale impiegatizio, partecipi della discussione, in modo tale che il nuovo regolamento incontri le varie esigenze e abbia maggiori possibilità di essere rispettato.
Per il corretto funzionamento di un'azienda le regole sono fondamentali: in particolare, quando si tratta di policy di spesa, è più probabile che i dipendenti le seguano se comprendono il perché della loro esistenza.

4 - La tecnologia a supporto della compliance

Sempre più spesso utilizzare processi manuali è un modo inefficiente di gestire le spese dei dipendenti e, sul lungo termine, può limitare la crescita e la competitività delle imprese.

Attraverso l'automatizzazione dei processi, è possibile ridurre il tempo impiegato dai dipendenti in attività ripetitive, agevolando inoltre i team finanziari che possono così dedicarsi maggiormente al lavoro di strategia in modo da migliorare la produttività.
Pertanto, implementare nuove soluzioni tecnologiche ha un grande potenziale, non solo per supportare la conformità alle policy, ma anche per migliorare l'esperienza dei dipendenti grazie al monitoraggio e alla registrazione delle spese.
Le soluzioni automatizzate, per esempio, segnalano le richieste di rimborso che non rispettano la policy, garantendo allo stesso tempo che le richieste respinte non vengano percepite dai dipendenti come arbitrarie, ma siano supportate da un motivo valido.

5 - Rimborsi spese tempestivi

Presentare richieste di rimborsi spese può essere un processo stressante, soprattutto quando un dipendente ha anticipato una grossa somma di denaro o quando è necessario dosare il budget a disposizione, oppure quando i rimborsi non vengono pagati rapidamente.

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Tuttavia, rimborsare tempestivamente i dipendenti è fondamentale affinché si sentano rispettati e soddisfatti e, a loro volta, seguano le regole e i processi stabiliti dalle policy.
Per indurre i dipendenti a comportarsi in modo virtuoso, è l'azienda stessa in primis a dover dare il buon esempio, avvalendosi di una policy ufficiale e strutturata che faciliti la richiesta dei rimborsi in tempi rapidi.
Alessia Poletti, Senior Field Marketing Manager per Italia, Malta e Grecia di SAP Concur



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