Smartworking: il sovraccarico di informazioni è la vera sfida

Lo smartworking (o il remote working) è la nuova norma, ma gli italiani fanno ancora fatica a gestire il sovraccarico di informazioni: è quanto emerge da una ricerca condotta da OpenText, leader nelle soluzioni e software di Enterprise Information Management, per indagare come i professionisti stiano affrontando una quotidianità lavorativa ridefinita dalla pandemia da COVID-19.
I dati rivelano che quasi un terzo (31%) degli italiani che lavorano in ufficio ritiene di non disporre di strumenti tecnologici e digitali adatti per svolgere le proprie mansioni da remoto, riscontrando difficoltà a gestire adeguatamente il cosiddetto "tecnostress" (solo il 15% degli intervistati si sente a proprio agio con il flusso di informazioni cui è sottoposto).

Tra le maggiori fonti di tensione, le troppe password da ricordare (39%), l'eccessiva quantità di informazioni e dati da gestire tramite i diversi dispositivi (23%) e i troppi tool da monitorare durante la giornata (22%).
Da non sottovalutare, poi, quel 16% di intervistati che non riesce a "staccare" davvero, a causa del costante flusso di informazioni con cui si deve confrontare.
Il peso del "sovraccarico di informazioni"
Quasi 3 italiani su 4 (74%) concordano sul fatto che le fonti da controllare ogni giorno siano aumentate negli ultimi 5 anni: dalle email alle notizie, dai social media ai server aziendali, tanto che quasi il 22% del campione utilizza in media più di 10 account ogni giorno (email, app, piattaforme di condivisione, ecc).
I dati suggeriscono come questo sovraccarico di informazioni abbia un impatto significativo sulla vita degli utenti: solo il 36% dei professionisti è in grado di limitare a 3 o meno il numero di risorse cui accedere per completare un progetto lavorativo.

Nonostante questo, gli italiani hanno imparato ad essere veloci: 4 professionisti su 10 impiegano meno di 30 secondi per trovare file o informazioni specifici.
"Gli utenti utilizzano un numero sempre maggiore di servizi digitali in ogni ambito, dalla comunicazione con i propri cari all'accesso ai servizi bancari, fino all'acquisto di generi alimentari.
Allo stesso modo, molte aziende stanno sfruttando servizi nuovi per garantire ai dipendenti di poter lavorare da casa in sicurezza," ha dichiarato Antonio Matera, Regional Sales Director OpenText Italy.

"Tuttavia, se da un lato i professionisti si sono dimostrati disposti ad adottare strumenti diversi, dall'altro si stanno delineando nuove sfide, poste dalla necessità di gestire account e fonti di informazioni molteplici.
Le aziende devono quindi saper riconoscere questo fenomeno, cercando soluzioni che riducano le complessità e semplifichino i processi, per offrire esperienze di lavoro in grado di riflettersi positivamente anche sui livelli di produttività."
La gestione della "nuova normalità"
Se lo smartworking fosse adottato a lungo termine, le difficoltà per gli italiani sarebbero di natura sia organizzativa, sia relazionale.
A destare le maggiori preoccupazioni per quasi 2 professionisti su 10 sono l'accesso a sistemi e file aziendali, ma anche i metodi di condivisione delle informazioni con i colleghi (16%): oltre la metà (54%), infatti, ammette di aver condiviso file aziendali almeno una volta tramite tool personali - molto più di quanto accade ai colleghi spagnoli (22%), britannici (20%) o francesi (17%).

A risentire degli effetti del lavoro da remoto prolungato, inoltre, anche la capacità di mantenere la collaborazione con i colleghi (20%) e i giusti livelli di motivazione (19%).
"Una cattiva gestione delle informazioni può avere conseguenze importanti per un'azienda, in termini sia di produttività, sia di sicurezza", ha concluso Matera.
"Quando i dati risiedono su sistemi diversi, sono necessari tempo e risorse per accedervi, e può accadere che la sicurezza venga messa in secondo piano dai tentativi di cercare soluzioni alternative per snellire i processi.
Archiviazione e gestione manuale delle informazioni, inoltre, sono soggette a errori.
Scegliendo soluzioni basate sull'automazione, le aziende possono sfruttare al meglio i propri dati e offrire un'esperienza utente ottimale a dipendenti, clienti e partner, soprattutto nel momento storico attuale".