Smart working: 5 consigli per aumentare la produttività

Lavorare da casa o in modo flessibile può fare una grande differenza per la qualità della vita delle persone.
Secondo l'Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, circa il 60% delle aziende medio-grandi nel nostro Paese ha introdotto iniziative di smart working, mentre il fenomeno appare ancora piuttosto contenuto nel mondo delle piccole imprese, soprattutto a causa di un ritardo di natura culturale-manageriale.

Ecco alcuni suggerimenti per chi lavora da remoto, per essere sì flessibili, ma sempre produttivi.
1.
Organizzare la postazione di lavoro
Si potrebbe pensare che il disordine sia davvero un "sistema" e che si sappia dove si trovi tutto, ma i neuroscienziati di Princeton hanno dimostrato attraverso scansioni fMRI che il nostro cervello reagisce negativamente al disordine, e che promemoria visivi costanti della confusione consumano risorse cognitive e riducono le capacità di concentrazione.
Hanno anche scoperto che uno spazio di lavoro ben organizzato permette alle persone di porre maggiore attenzione ed elaborare meglio le informazioni, contribuendo ad aumentare la loro produttività.
Con una postazione ottimizzata è meno probabile che si perda tempo nella ricerca dei documenti utili.
Anche localizzare file digitali può far perdere tempo, per cui è importante istituire un sistema automatizzato in base al quale i documenti cartacei vengano acquisiti, digitalizzati e archiviati automaticamente nel luogo corretto, in modo da avere sempre ciò di cui si ha bisogno, nel momento in cui serve.

2.
Regolare il modo di lavorare
Evitare le distrazioni.
Prestare una costante, ma parziale attenzione a molte cose diverse - social media, email, notizie - può portare a vivere una situazione di agitazione, con la sensazione di avere sempre qualcosa da tenere sotto controllo.
Questo provoca la produzione di ormoni dello stress, adrenalina e cortisolo, che a lungo termine possono portare a un circolo vizioso di ansia, seguito da un momento di gratificazione solo nel momento in cui, ancora una volta, ci si dedica alla "distrazione" prescelta.

Decidere deliberatamente di non essere distratti ed essere più disciplinati nel dedicare un periodo di tempo a un singolo compito si tradurrà in una maggiore produttività. Si può iniziare in modo graduale, disattivando la posta elettronica e il telefono per un paio d'ore al mattino, per verificare quante attività si riescono a portare a termine, comparando il risultato con quello che si riesce a fare mantenendo gli elementi di distrazione.
3.
Pianificare la giornata
Allo stesso tempo, è importante fare pause regolari, che dovrebbero però essere pianificate nel corso della giornata lavorativa e non prese in base a scelte estemporanee.
Investire un breve periodo di tempo ogni mattina per predisporre tutto ciò di cui si ha bisogno per lavorare, e pianificare scadenze e pause intermedie.
Se non si dovesse resistere fino al termine, è possibile provare il metodo "ancora 5": quando sembra di non poter fare a meno di una pausa - fare "ancora cinque" - possono essere cinque minuti, cinque paragrafi o cinque pagine.

Questo contribuirà ad aumentare la concentrazione perché spinge a superare il punto di rinuncia e a ri-definire una concentrazione mentale.
4.
Scegliere soluzioni ergonomiche
Mantenere una postura sbagliata, quando si è seduti davanti al computer, può compromettere il collo, causando fatica, mal di testa, scarsa concentrazione, tensione muscolare e, nel tempo, anche danni vertebrali.
È bene quindi investire in una sedia e in una postazione monitor regolabili, che consentano di raggiungere una posizione ottimale e confortevole, aggiustandola ogni qual volta sia necessaria.
5.
Investire nelle tecnologie giuste
Come anticipato, anche l'automazione è un ottimo modo per migliorare la produttività.
Una volta programmato per realizzare una determinata attività, un dispositivo dovrebbe continuare a funzionare automaticamente, permettendo così di potersi concentrare su altri lavori.

Per esempio, un moderno scanner - fondamentale per la digitalizzazione di documenti cartacei e per aiutare a mantenere un ufficio organizzato a casa - dovrebbe offrire la possibilità di preconfigurare le attività più comuni e ripetitive, e di archiviare i file in destinazioni specifiche, suggerendo anche i nomi dei documenti utilizzando il software di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per individuarne la tipologia (ricevuta, fattura, biglietto da visita).
Massimiliano Grippaldi, Regional Sales Manager di PFU Italia

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