Il decalogo per non sbagliare la logistica in fiera

Da DHL Global Forwarding un vademecum per le aziende. Spedizioni transoceaniche, passaggi doganali di prodotti food, tempistiche stringenti: il rischio di trovarsi senza stand è alto, se non si seguono regole precise

Il Made in Italy è riconosciuto nel mondo grazie alla presenza costante e capillare dei marchi italiani a fiere internazionali, in particolare piccole e medie imprese che producono eccellenze nei settori del food e del design, ma non solo. Dietro le quinte delle fiere si svolge un lavoro logistico monumentale, in cui le tempistiche devono incastrarsi perfettamente perché ogni azienda possa presentarsi a livello internazionale con uno stand - dunque un'immagine - perfetti. DHL Global Forwarding affronta la sfida di far giungere a destinazione in tutto il mondo e in maniera rapida ed efficiente i prodotti simbolo del Made in Italy, attraverso servizi a valore aggiunto pensati appositamente per le fiere. Propone quindi un vademecum di suggerimenti per gestire la questione logistica senza commettere errori. 1) Muoversi per tempo. Diversamente dalle spedizioni ordinarie, la spedizione per una fiera non può arrivare a destinazione in ritardo, nemmeno di un solo giorno: il rischio è quello di perdere il giorno di apertura della fiera, o, peggio, più giorni. Il danno equivalente in termini economici può essere stimato oltre i 20 mila euro (considerando circa 10.000 euro per l'affitto dell'area espositiva, 5.000 euro per il montaggio dello stand, 4000 euro per il viaggio spesso intercontinentale di 3 persone e altri 2000 euro per spese di vitto e alloggio), senza contare il danno di immagine e potenziali vendite e contratti persi.

2) Scegliere il modalità di trasporto migliore. Aereo o mare? Entrambi offrono vantaggi da rapportare alle proprie merci, alla velocità e allo spazio richiesto; ovviamente è preferibile optare per l'aereo nei casi di ritardo nell'approntamento della fiera e per merci particolarmente sensibili, viceversa è più comodo spedire via mare per dare un occhio ai costi. 3) La sicurezza prima di tutto. Non serve che la spedizione contenga prodotti di lusso per essere considerata preziosa: dev'essere garantita la massima sicurezza durante tutte le fasi della spedizione, preferendo che le operazioni di consolidamento e deconsolidamento siano 'in-house' di chi gestisce la spedizione. 4) Scegliere equipaggiamenti per la spedizione adeguati per il prodotto. Prodotti deperibili o frozen devono essere trasportati con soluzioni adeguate e refrigerati, con magari monitoraggio costante della temperatura. 5) Non dimenticare l'ultimo passaggio. Il coordinamento e la pianificazione delle spedizioni e servizi logistici on site in fiera sono importanti quanto il trasporto transoceanico: i prodotti devono arrivare in modo organizzato e nei tempi stabiliti fino allo stand.

6) Attenzione ai blocchi in dogana. Affidarsi a consulenti per la gestione delle operazioni doganali garantisce di evitare il rischio che i propri prodotti rimangano bloccati in dogana: non va dimenticata, ad esempio, la documentazione specifica per l'esportazione di alimenti (certificato sanitario/fitosanitario, certificati di analisi). 7) Tutto sotto controllo. Scegliere un partner che garantisca un monitoraggio costante per le spedizioni via aerea e via mare, con possibilità di creare report personalizzati, e che sia disponibile in tempo reale per avere tutte le informazioni necessarie per evitare di avere brutte sorprese dell'ultimo minuto, ma che aiuti anche di capire come migliorare per le fiere successive. 8) Garantire la continuità. Affidarsi a una società presente localmente nella maggior parte dei Paesi consente di affidarsi alla stessa realtà in modo continuativo, capitalizzando il know how acquisito per le fiere successive.