Office 2016: innovazione, PMI, collaborare, condividere e cloud

Bonatti (Microsoft): come la nuova versione, disponibile in ogni piattaforma, migliora il modo di lavorare delle aziende, soprattutto le PMI

Rendere più efficace e più efficiente il lavoro nelle aziende grazie a cloud e collaborazione, indipendentemente da quale sistema operativo o device si utilizzi. Questa, in sintesi, la filosofia del nuovo Office 2016. Ne abbiamo parlato con Claudia Bonatti, Direttore della Divisione Office di Microsoft Italia. Quali sono gli obiettivi di Office 2016?

Abbiamo introdotto sul mercato italiano da poche settimane Office 2016. Rappresenta un'innovazione importante all'interno della piattaforma Office e siamo andati a lavorare su una serie di componenti che permettono alle aziende e ai professionisti di migliorare molto il modo di lavorare, collaborare, essere più efficienti e più efficaci.
Office 2016 lo si può avere attraverso la sottoscrizione di Office 365 in modo da avere il proprio client, computer o smartphone, sempre aggiornato.

Cosa significa usare Office 365 con Office 2016?

Può dire, per esempio, che io offro degli strumenti di comunicazione molto più efficaci alle persone della mia azienda. Pensiamo per esempio alla possibilità di comunicare in modo veloce, avere delle riunioni e conferenze nelle quali posso condividere dei documenti, con Office 365.

Invitare le persone, collaborare con loro sui documenti in diretta e impostare più efficacemente il nostro lavoro. Migliora la collaborazione e l'efficienza, ma permette alle aziende anche di risparmiare sui costi, perché in questo modo si potranno avere riunioni più frequenti senza dover spostare le persone.
Tutte le componenti legate alla collaborazione e all'utilizzo del cloud, quindi alla possibilità di tenere tutti i miei documenti sul cloud, significa che tutte le persone della mia azienda, o meglio coloro che possono farlo perchè ne hanno il permesso, potranno accedere, scrivere e modificare in contemporanea un documento (word, excel o presentazione). Questo significa che le persone potranno accedere ai documenti da qualsiasi postazione: dal PC o da un cellulare o tablet se in mobilità, indipendentemente dal dispositivo, che può essere diverso dalla situazione di utilizzo. Office per tutti i dispositivi e tutte le piattaforme: una sfida che va ben oltre Windows?

Office 2016 è disponibile su tutte le piattaforme, su computer, tablet e telefono, ma anche su tutti i sistemi operativi e non si dovrà standardizzare tutta l'azienda su di un sistema operativo, ma si potrannno avere persone che possono usare telefoni Android o iPad.

Su tutte queste piattaforme sono disponibili le applicazioni di Office in modo tale che l'accesso ai documenti possa avvenire da qualsiasi dispositivo.
Nel momento in cui le persone collaborano, abbiamo introdotto delle modalità di co-editing, di tracciamento delle versioni, che permettono di governare l'accesso ai documenti in una maniera molto più efficace.
Uno strumento interessante che abbiamo introdotto è quello di aiutare a rendere più semplice la condivisione dei documenti sul cloud attraverso la mail. Oggi le persone si scambiano i documenti via posta elettronica, ma questo ha degli effetti negativi, perché è molto difficile tracciare chi ha dato l'ultima versione o fatto l'ultima modifica. Se noi posizioniamo il documento sul cloud e attraverso una mail condividiamo con un solo click il link a questo documento con tutte le persone che devono collaborare, sarà più facile lavorare insieme e tracciare le varie versioni.
Un'altra cosa che facciamo lavorando su un documento è di dover fare delle ricerche su internet per cercare rapidamente informazioni o inserire delle foto. In questo senso abbiamo introdotto la "ricerca intelligente" che permette all'interno di un documento di far partire il nostro motore Bing sulla tematica a cui sono interessato.

Un aiuto agli utenti: non ci sono troppe funzioni?

Sempre per semplificare la vita alle persone quando utilizzano i nostri applicativi, abbiamo inserito una funzionalità che si chiama "dimmi che cosa vuoi fare?" che sostanzialemente aiuta all'interno degli applicativi a trovare i comandi corretti per fare una certa operazione. Noi tutti sappiamo che gli applicativi di Office hanno infinite funzioni, nessuno le ricorda tutte, soprattutto quelle che non si usano tutti i giorni. Con un linguaggio naturale si potrà scrivere quello che si vuole fare, per esempio "aggiungi tabella", e automaticamente il comando verrà eseguito e quindi questo rende molto più facile l'apprendimento di tutti questi strumenti.
Abbiamo lavorato in maniera molto decisa sul tema della collaborazione, sul tema della comunicazione e dell'arricchimento dei documenti, e sul fatto di essere sempre assolutamente trasversali rispetto ai dispositivi e alle piattaforme esistenti sul mercato.

Interessante anche la possibilità di integrare all'interno di Office 365 altri applicativi. Mi spiego meglio. Molto spesso quando stiamo lavorando, a seconda della funzione che svolgiamo in azienda, spesso utilizziamo applicativi di terze parti e magari dobbiamo portare informazioni dall'applicativo verso Office, magari in un Word o Excel o vicerversa.

Oggi è possibile farlo facilemente attraverso tutti i partner che lavorano sul mercato italiano, integrando queste funzioni in modo da rendere Office anche una piattaforma di sviluppo, che permette di integrare applicazioni di terze parti per rendere il lavoro più facile ed efficiente. Perchè migrare da vecchie versioni di Office a Office 2016?

Office è utilizzatissimo sul mercato e negli anni ce ne sono state tante versioni ed è da sempre ricco di funzioni. Passare alla nuova versione significa poter sfruttare tutta la componente del cloud e della trasversalità rispetto ai vari dispositivi, cosa non ottimizzata nelle versioni precedenti. Integrare le funzionalità cloud, la collaborazione e la sicurezza, è un passo in avanti fondamentale, insieme al fatto che si possa utilizzare qualsiasi sistema operativo e dispositivo.

Quali novità possiamo segnalare?

La famiglia Office 365 include tutti gli applicativi classici che noi conosciamo, come Word, Excel, Powerpoint, Access, Outlook, ma ci sono dei prodotti nuovi. Cito OneNote, anche se non è nuovissimo, ma che è una funzione fondamentale per la collaborazione e la gestione del lavoro di team: un blocco note di OneNote può diventare una piattaforma importante per la collaborazione sui vari progetti dei team.

Poi cito anche Sway, che permette di creare dei contenuti fruibili attraverso il web - basta una connessione ad internet e un browser per utilizzarlo - attraverso un link che viene mandato alle persone che possono leggere il contenuto. Questo può essere multimediale, con testi, immagini e video, e viene formattato in maniera ideale per poter essere letto con qualsiasi strumento o schermo. Chi crea il contenuto non si deve preoccupare del fatto che l'utente utilizzerà un PC con uno schermo ampio piuttosto che uno smartphone, perché automaticamente Sway sarà in grado di formattare il contenuto che ho creato nella maniera ottimale per quel dispositivo.