03/06/2026

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Legge PMI: obblighi di tracciabilità per l'informativa smartworking nelle imprese italiane

Visconti (HEU): il problema è dimostrare di averla consegnata, mantenerla aggiornata anno dopo anno e tenerne traccia per ogni dipendente

La recente Legge PMI n. 34/2026 impone alle imprese di consegnare in maniera tracciata l'informativa sulla sicurezza ai dipendenti in smartworking, pena sanzioni per il datore di lavoro che vanno dall'arresto da 2 a 4 mesi o l'ammenda fino a 7.403,96 euro. L'obbligo, già previsto dal testo, era poco rispettato finché non sono state introdotte le sanzioni penali.
Segnalato dal Politecnico di Milano, a fine 2025 il numero di lavoratori in modalità agile superava i 3,57milioni, coinvolgendo grandi aziende, PMI e microimprese. Le PMI, che costituiscono più del 99% delle imprese italiane secondo dati della Camera dei Deputati, sono le più vulnerabili: molte non hanno né ufficio legale interno né un sistema documentale strutturato per gestire informative, firme e archiviazione.

Una prima risposta digitale sta emergendo. HEU, piattaforma legaltech fondata a Napoli nel 2022, ha già gestito circa un milione di contratti per PMI e startup. Nelle settimane successive all'entrata in vigore della legge, tre aziende su dieci attive sulla piattaforma hanno iniziato a adeguarsi, creando, firmando e archiviando i documenti richiesti.
"La nuova legge non introduce un nuovo obbligo, formalizza la sanzione di un obbligo che molte PMI non sapevano nemmeno di avere", spiega Luca Visconti, co-founder di HEU. "Il problema non è scrivere l'informativa: si fa in dieci minuti. Il problema è dimostrare di averla consegnata, mantenerla aggiornata anno dopo anno e tenerne traccia per ogni dipendente. È esattamente il tipo di processo per cui un'impresa con cinque persone non ha né tempo né strumenti, e che oggi può fare la differenza tra essere a norma o rischiare un procedimento penale".

Cosa cambia per i datori di lavoro: tre obblighi documentali, non più uno. La normativa richiede:

- un'informativa coerente con le modalità di lavoro effettive;

- un aggiornamento almeno annuale del documento;

- una prova dimostrabile della consegna al singolo dipendente.
In pratica, un'impresa che combina presenza in ufficio, lavoro ibrido e full remote deve produrre informative diverse per ciascuna configurazione, raccogliere la firma elettronica del lavoratore, archiviarla in modo recuperabile e ripetere il ciclo ogni dodici mesi. L'utilizzo di file Word, PDF firmati a penna e cartelle email rende difficile ricostruire la catena documentale durante un'ispezione.

Le piattaforme digitali stanno trasformando il ruolo tradizionale degli uffici legali. HEU offre una soluzione completa: creazione guidata dei contratti mediante intelligenza artificiale, firma elettronica integrata, archiviazione centralizzata e monitoraggio delle scadenze. L'informativa sulla sicurezza per lo smartworking è uno dei moduli disponibili, garantendo la prova di consegna richiesta dalla Legge PMI. Fondata da Luca Visconti, Stefano Quinzii, Marco Santorelli e Raffaele Messina, la piattaforma serve oltre 300 clienti tra PMI e startup, con l'obiettivo di fornire un'infrastruttura operativa senza sostituire avvocati o consulenti del lavoro.

I primi controlli ispettivi sono già in programma. Gli ispettorati territoriali del lavoro hanno segnalato l'avvio di verifiche formali nei prossimi mesi. Per le PMI ancora inattive, il tempo a disposizione per organizzare il processo documentale si sta riducendo: i tre obblighi non possono essere soddisfatti retroattivamente una volta avviata l'ispezione. La firma raccolta dopo il controllo non sanerebbe la mancata consegna preventiva.
"Per anni le PMI italiane hanno gestito gli adempimenti legali in modo reattivo, intervenendo solo quando arrivava la scadenza o il controllo", conclude Visconti. "La Legge PMI è un campanello d'allarme che cambia questo paradigma: la conformità diventa un processo continuo. In questo primo mese stiamo vedendo muoversi anticipatamente le imprese più organizzate. La maggior parte probabilmente si attiverà solo dopo il primo controllo, ma a quel punto il margine di adeguamento è chiuso".