Smartworking: misurare le performance per un miglioramento efficace

Bruschi (TÜV): le aziende possono avviare un percorso di cambiamento per rispondere a quelle esigenze organizzative, di governance e tecnologiche, che sono i principi su cui si basa il lavoro agile

A seguito della pandemia di COVID-19 moltissime aziende sono ricorse allo smartworking, sfruttando quanto definito dal DPCM del 01/03/2020 articolo 4. La rapidità con cui si è arrivati alla chiusura pressoché totale del territorio ha trovato le aziende in tre differenti situazioni: chi già prevedeva questa pratica per i propri lavoratori ha semplicemente continuato a consentirla e istituirla obbligatoria per tutti; chi stava valutando di adottarla ha accelerato le pratiche e gli interventi tecnologici necessari e, infine, chi non aveva ancora valutato la possibilità di adottarla ha dovuto accelerare tutti i processi in maniera esponenziale al fine di adattarsi velocemente alla situazione.
L'emergenza sanitaria ha messo in luce come questo strumento, definito dalla legge 81 del 22 maggio 2017, sia in realtà un'ottima soluzione per gestire la continuità operativa. Tuttavia, le soluzioni attuate in questo periodo, non permettono di usufruire dell'attivazione di tutti i principi e delle leve su cui si basa la nuova organizzazione del lavoro, venendo meno anche i benefici che derivano dall'applicazione dello smartworking.

Tali benefici possono essere, per esempio, la riduzione dei costi di trasferta, la riprogettazione (riduzione) degli spazi di lavoro, una maggiore qualità del servizio in termini di tecnologia e innovazione, la soddisfazione dei dipendenti che riescono a bilanciare meglio il rapporto tra vita professionale e vita privata. E, infine, un altro importante elemento è il minore impatto ambientale: minori spostamenti significano minori emissioni di CO2.
Le aziende che hanno approcciato lo smartworking in quest'ultimo periodo desideravano, in primis, di avere chiarimenti in merito a questa nuova modalità di lavoro. È quanto emerge dalle parole di Sabrina Bruschi, Business Unit Manager della divisione Business Assurance di TÜV Italia, che a questo proposito afferma: "Negli scorsi mesi ci sono pervenute diverse richieste da parte di differenti interlocutori che chiedevano di comprendere meglio in cosa consistesse realmente lo smartworking, le modalità per verificare lo stato di avanzamento delle attività, come attuare il controllo dei processi e come verificare il raggiungimento degli obiettivi dell'anno in corso, seppure con gli evidenti ritardi dovuti alla situazione contingente e con le risorse a casa".

Se da un lato vanno tenuti in considerazione i dubbi delle aziende, che si sono ritrovate a dover riprogettare le attività con una differente modalità organizzativa, dall'altro sono un punto fondamentale anche le considerazioni dei dipendenti, che si sono dovuti confrontare con nuove regole, spesso completamente sconosciute o non comunicate.
"Anche da parte dei dipendenti sono emersi dubbi più che legittimi, connessi principalmente alle modalità del lavoro da casa, su come conciliare tempi lavorativi ed esigenze familiari e sulle possibilità future di utilizzo dello smartworking", continua Bruschi.
Visto che l'esigenza principale, sia da parte del management che del personale delle aziende era la necessità di chiarimenti, TÜV Italia ha intervistato dipendenti, manager, direttori delle risorse umane e imprenditori, da cui è emerso come lo smartworking avviato in questa situazione emergenziale non rappresenti quello che andrebbe attuato in condizioni di normalità.
Per fornire alle aziende interessate una visione chiara e precisa dell'attività di smartworking presso la loro realtà, TÜV Italia ha messo a punto un servizio di assessment che ha l'obiettivo di valutare lo stato attuale dell'applicazione dello smartworking rispetto alla legge (AS IS), che definisce quello che dovrebbe essere attuato (TO BE), attraverso l'individuazione di punti di forza, punti di debolezza ed eventuali aree di miglioramento future (Remediation Plan).

Il servizio parte con interviste ai manager che gestiscono le risorse con l'obiettivo di analizzare il modello di leadership presente in azienda. Successivamente viene strutturato un questionario da somministrare a due/tre diversi livelli del personale: manager, eventuali dipendenti che già utilizzavano lo smartworking (se presenti) e dipendenti che hanno iniziato a utilizzare lo smartworking a seguito dell'emergenza sanitaria COVID-19.
"Attraverso l'analisi dei questionari - prosegue Bruschi - è possibile definire le strategie da proporre alle aziende da mettere in atto nel breve, medio e lungo periodo, consentendo loro di scegliere le modalità di gestione della compliance da implementare e di procedere con una riorganizzazione del lavoro, non più basato sugli orari e sulla presenza costante in ufficio ma su obiettivi misurabili. Dai risultati emersi dall'assessment le aziende possono avviare un percorso di cambiamento, per rispondere a quelle esigenze organizzative, di governance e tecnologiche che sono i principi su cui si basa il lavoro agile".
Il progetto, per rispettare il distanziamento sociale, può essere svolto da remoto e il coinvolgimento delle persone è molto limitato.

Le competenze che TÜV Italia mette a disposizione in questa attività non riguardano solo aspetti di compliance e governance (Regolamenti, accordi individuali e policy aziendali), ma anche quelli operativi. La formazione ed il coordinamento delle risorse è fondamentale per questo cambiamento organizzativo e culturale per consentire alle aziende di essere consapevoli e pronte per l'attività lavorativa di domani, valorizzando il proprio capitale umano.