Ridurre del 40% i costi delle note spese? E' possibile con ExpendiaSmart

L'investimento in ricerca e sviluppo di Edenred e l'istituzione di un Osservatorio dedicato hanno consentito di sviluppare un know-how specifico nel settore Business & Travel. Da qui la nascita del sistema di Business & Travel Management ExpendiaSmart, la soluzione tecnologica totalmente informatizzata in grado di automatizzare il processo di gestione e garantire una riduzione dei costi di elaborazione della note spese di almeno il 30-40%.

"L'offerta di Edenred - ha spiegato Aldo Iacono, Direttore Expense Management di Edenred Italia - crea per la prima volta nel mercato italiano una piattaforma che integra carte di pagamento elettroniche per "general expenses and petrol" in grado di garantire l'ottimizzazione dei costi e dei processi gestionali e amministrativi. In particolare, la piattaforma ExpendiaSmart è costituita da un Portale Clienti che permette l'attribuzione di budget di costo, l'ordine delle carte, la gestione dei beneficiari, l'erogazione, anche in emergenza, delle ricariche, il monitoraggio dello spending e la rendicontazione in nota spese. ExpendiaSmart è una soluzione innovativa per l'Expense Management che si propone come alternativa all'anticipo di cassa, grazie alla combinazione dei vantaggi dei pagamenti elettronici con il controllo centralizzato delle spese".

Indipendentemente dalla tipologia di business svolto e dal mercato geografico di riferimento, la quasi totalità delle organizzazioni considera le spese in T&E (Travel and Entertainment Management) una necessità operativa fondamentale per il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Bata Italia, azienda leader nel settore delle calzature in Italia presente su tutto il territorio nazionale con una rete capillare di oltre 300 negozi, si è rivolta ad Edenred per semplificare la gestione degli anticipi di cassa al personale viaggiante: gli area manager dei negozi e dei franchisee in Italia ed all'estero e il personale di sede addetto al Real Estate, all'Ufficio Tecnico ed i Buyers, le cui trasferte interessano il 90% delle spese di viaggio della società.

"Uno strumento flessibile e polivalente come ExpendiaSmart - ha raccontato Giampaolo Cavaletto, CFO BATA Italia - ben si adatta alle esigenze delle diverse figure in trasferta in Italia ed all'estero che, in questo modo, non devono anticipare denaro proprio, né avvalersi di carte personali o prevedere acconti di alcun tipo in sede o in negozio. La piattaforma consente la totale automatizzazione dei processi sia per l'utente che per l'amministratore. Si è svincolati dal circuito bancario, evitando quindi maggiori spese ed una rendicontazione statica. Un importante punto di forza e di innovazione che caratterizza ExpendiaSmart consiste nella gestione e nella ricarica delle carte aziendali in tempo reale: in qualsiasi momento ed in qualsiasi luogo è possibile ricaricare le carte, anche dall'estero, e consultarne le spese effettuate".
Rispetto ai tradizionali processi di gestione delle spese aziendali, ExpendiaSmart ha molteplici vantaggi: la compilazione delle note spese è completamente automatica e non richiede né tempo né sforzi da parte del dipendente; la piattaforma consente di visualizzare tutti i dati relativi alle spese di lavoro, divise per centro di costo e missioni, mentre la gestione di informazioni è garantita da flussi bancari MasterCard. La gestione della nota spesa è fatta con una piattaforma a 360°, che copre il processo di gestione dall'inizio alla fine, in modo dinamico ed interamente sul web.

L'automatizzazione consente, inoltre, di eliminare le inesattezze sul recupero dell'IVA, garantendo l'allineamento alle policy aziendali e il conseguente cost saving.
Con ExpendiaSmart il dipendente in trasferta può scegliere in prima persona come muoversi e dove soggiornare tra le migliaia di opzioni presenti sulla piattaforma di selfbooking, non deve anticipare di tasca propria le somme per spostamenti e pernottamenti pagando comodamente con la card elettronica fornitagli dall'azienda; una volta rientrato in ufficio, poi, il suo unico compito consiste nell'invio della nota spese in amministrazione per approvazione.