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Quattro domande per analizzare la salute della intranet aziendale

Diazzi (Liferay Italia): le esigenze e le aspettative degli utenti cambiano. Occorre avere una visione chiara di dove si posiziona rispetto agli obiettivi

Quando è stata l'ultima volta che hai verificato il valore che i tuoi dipendenti attribuiscono alla intranet aziendale? Spesso, dopo aver adottato un software dedicato, le imprese non si preoccupano più di questo aspetto dell'organizzazione e lo fanno solo quando, ad esempio, il fornitore le obbliga ad aggiornare la versione. Tuttavia, per sfruttare al massimo tutte le funzionalità e i vantaggi di una intranet, è necessario analizzare periodicamente la qualità dell'esperienza dell'utente e, se possibile, chiedere al personale di fornire indicazioni su eventuali modi per migliorarla.
I responsabili delle intranet di solito analizzano metriche quali il numero di utenti che accedono quotidianamente o la frequenza con la quale pubblicano nuovi contenuti. Questi dati possono essere utili, ma focalizzarsi solo su questo genere di informazioni non è sufficiente per tirare conclusioni circa il livello di engagement degli utenti con la intranet aziendale.
Se la tua impresa ha una intranet e stai pensando di aggiornarla, le quattro domande qui di seguito ti aiuteranno a scoprire se il sistema attuale è utile e rilevante o se sia arrivato il momento di rinnovarlo e migliorare l'esperienza per i tuoi dipendenti.
Ma, prima di iniziare?
E' importante fare un esercizio e indicare quali risposte ti piacerebbe ricevere a queste domande. Quando si analizza il progetto di una intranet, bisogna tenere conto che deve essere realizzata pensando alle esigenze e all'esperienza degli utenti finali. Tuttavia, la realtà è che oggi molte di esse, le più datate, sono state progettate con piattaforme che offrono poca flessibilità in termini di funzionalità. Se analizzi le quattro domande e vedi che le risposte si discostano molto da ciò che ti aspettavi, il tuo primo compito sarà quello di sedere con i dipendenti e capire quali sono le loro reali esigenze.

Le quattro domande chiave

1. Con che frequenza visitano la intranet gli utenti? Che si tratti di aggiornarsi sulle novità aziendali o per partecipare a qualche progetto collaborativo, tieni conto che una visita al giorno al portale rappresenta un engagement di base. Dovresti analizzare se la percentuale di visite quotidiane che ti aspettavi assomiglia al numero reale.
2. Gli utenti pubblicano contenuti, commentano o interagiscono in qualche modo con la piattaforma in modo continuo? Un livello di interazione ottimo per un'intranet si ha quando i contenuti vengono generati dagli utenti. Le migliori infatti hanno successo senza che intervenga alcun gruppo di gestione della stessa. Ovviamente non devi aspettarti che gli utenti pubblichino qualcosa tutti i giorni, l'obiettivo qui è la qualità, non la quantità. Se osservi picchi di generazione di contenuti in occasione di alcuni eventi o che in determinati periodi non viene pubblicato nulla, ti devi domandare: come mai non intervengono in modo periodico?
3. La intranet attrae persone di tutte le divisioni? Se segmenti gli utenti attivi del portale per dipartimenti, dovresti trovare una distribuzione equilibrata. In passato, le intranet erano suddivise per team, ma oggi sono accessibili a tutti. Assicurarsi che tutti i dipartimenti stiano utilizzando il portale aiuta a diffondere le informazioni all'interno dell'intera azienda e a evitare i silos di comunicazione. Inoltre, questo permette che un'area possa entrare in contatto con un'altra con facilità, anche se i dipendenti non si conoscono personalmente.
4. Quanti processi aziendali vengono completati con tool esterni? Che sia per motivi di collaborazione, per l'invio di documenti o altri processi, i tuoi dipendenti probabilmente utilizzano strumenti esterni per svolgere alcune attività. Questo non deve essere un problema, a meno che non si disponga degli stessi strumenti, però aziendali, per effettuare le stesse cose. Se i dipendenti preferiscono altro, significa che c'è un problema con l'esperienza utente. E' quindi un buon punto di partenza per iniziare a fare dei cambiamenti.
Tutte le intranet hanno un margine di miglioramento, soprattutto quando cambiano le esigenze e le aspettative degli utenti. Tuttavia, quando si inizia un processo di analisi, è imprescindibile avere una visione chiara di dove si posiziona la intranet rispetto ai tuoi obiettivi. In questo modo potrai allinearvi piano e strategia di evoluzione.
Se desideri sviluppare un piano per ottimizzare il portale ma fai fatica a convincere il management, fare un benchmark della tua intranet e confrontarla con altre opzioni o con intranet della concorrenza può essere utile.

Andrea Diazzi, Business Development Manager Liferay Italia