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Ottimizzare il costo del lavoro e fidelizzare i dipendenti

Casoni (Lowendalmasai Italia): Non tagli del personale, ma un’attenta analisi dei processi e strumenti di gestione del personale, per elaborare un risparmio sui costi e creare maggiore efficienza all’interno dell’azienda

Uno degli imperativi che le aziende devono affrontare in questi anni è l’ottimizzazione del costo del lavoro, che non deve, e soprattutto non può, significare agire esclusivamente sulla riduzione del personale. Considerare di poter risolvere il tema del costo del lavoro e degli oneri sociali solo attraverso una riduzione del personale rischia infatti di essere una visione poco lungimirante per la sopravvivenza e il successo di un’azienda, che corre il pericolo di vedere diminuire la propria competenza e la propria rilevanza sul mercato.
Oggi ottimizzare il costo del lavoro significa agire in una duplice direzione che permetta di ridurre i costi, preservando però il più possibile il capitale umano aziendale. Questo vuol dire affrontare il tema lavoro con un approccio integrato, facendo partecipi tutte le figure professionali coinvolte: dai consulenti del lavoro all’amministrazione, dal dipartimento risorse umane e legal ai training manager e così via. L’obiettivo è quello di lavorare insieme individuando le strategie migliori per far risparmiare l’azienda e, al tempo stesso, offrire al personale soluzioni adeguate, mitigando anche i rischi di contenzioso.
Gli oneri sociali sono sicuramente una delle principali voci di spesa per le aziende italiane, un costo che spesso incide negativamente sulla loro crescita. Questa considerazione è avvalorata dal fatto che più di un quarto del costo unitario del lavoro è costituito da contributi erogati dai datori di lavoro (Fonte: Istat – Struttura del costo del lavoro). Inoltre, secondo uno studio OCSE (l’organizzazione per la cooperazione e lo sviluppo economico) il cuneo fiscale in Italia è pressappoco vicino al 50%, ovvero al 47,6% per l’esattezza. In altri termini, per ogni euro di retribuzione lorda, al lavoratore vengono corrisposti solo 50 centesimi, mentre la restante parte rappresenta un costo con una duplice implicazione. Infatti, da un lato il lavoratore si vede trattenere circa metà del frutto della propria attività, dall’altro il datore di lavoro ha meno risorse a disposizione da investire, per esempio, in attività di formazione del proprio personale, o per altre iniziative strategiche in termini di crescita, competitività e occupazione.

Le ragioni per affrontare un progetto di ottimizzazione

In attesa di una riforma del lavoro che aiuti sia le aziende, sia i dipendenti, esistono già delle opportunità che le aziende possono sfruttare per iniziare ad affrontare il problema, senza necessariamente agire sulla riduzione del personale. Il sistema normativo italiano offre infatti alle aziende alcune modalità per contenere e, in alcuni casi, diminuire questi costi, come i finanziamenti per la formazione del personale, gli sgravi contributivi previsti grazie a forme contrattuali agevolate, un sistema di Compensation & Benefit studiato sulle reali esigenze della popolazione aziendale o i risparmi legati all’assicurazione obbligatoria contro gli infortuni. Il problema è che nella maggior parte dei casi, le aziende non sfruttano questi benefici per mancanza di risorse da dedicare ad attività mirate o per problemi organizzativi interni.
Le aziende hanno almeno due buone ragioni per valutare un progetto di ottimizzazione del costo del lavoro: la prima è che la normativa del lavoro è in continua evoluzione, e questo fa sì che all’interno dell’azienda possano nascondersi aree di ottimizzazione ma anche di rischio; la seconda è che la mappatura e la successiva ricostruzione dei processi dell’area HR consente di migliorare l’efficienza e l’efficacia degli stessi, in termini di modalità operative, tempistiche e risorse utilizzate, senza perdere di vista lo sviluppo complessivo dell’organizzazione.
L’approccio di un’azienda che vuole affrontare il tema, traendone anche beneficio, deve quindi essere quello di cogliere le migliori opportunità per liberare risorse utili al miglioramento delle proprie performance, una leva che si rivela particolarmente utile per affrontare la fase di instabilità che stiamo vivendo. Bisognerà analizzare a 360° i processi e gli strumenti per la gestione del personale, l’area contributiva e l’area assicurativa, evidenziando possibili opportunità di risparmio e di miglioramento. Questo percorso prevede anche una revisione della contrattualistica con un’analisi delle tipologie di contratti in atto e l’eventuale valutazione della possibilità di riduzione dei rischi e di raggiungimento di saving.

La gestione delle posizioni INAIL

Una corretta analisi dei dati di payroll relativi alla popolazione aziendale permette, per esempio, di identificare possibili aree di risparmio o agevolazioni non utilizzate, e potenziali criticità. Inoltre è possibile identificare e recuperare eventuali pagamenti indebiti, oltre che rilevare aree di rischio. Analizzando tutti i dati disponibili e le procedure interne si può quindi già migliorare i costi del personale.
Va inoltre considerata con attenzione la gestione delle posizioni INAIL dei dipendenti con una accurata verifica delle tariffe utilizzate e della loro distribuzione tra la popolazione aziendale. L’obiettivo è di identificare risparmi, eliminare aree potenzialmente a rischio e di rendere più efficiente la gestione dell’assicurazione obbligatoria. Questo è il primo step per recuperare eventuali premi INAIL indebitamente pagati, cosa che spesso succede senza un controllo attento e puntuale, e per creare le basi per ottenere le agevolazioni di legge. Partendo da una verifica del mansionario, cioè delle mansioni ricoperte da ogni dipendente, si può, ad esempio, valutare se i premi INAIL pagati sono in linea con le posizioni ricoperte dal personale aziendale. Non sempre infatti le aziende aggiornano il premio INAIL rispetto al cambio di mansione di un dipendente. Se un dipendente per lo svolgimento del proprio lavoro utilizzava la macchina, che invece non utilizza più nel nuovo ruolo, è ovvio che il premio INAIL non solo sarà diverso, ma minore rispetto ai diversi scenari di rischio.

Flexible benefit

Altra opportunità che l’azienda ha a disposizione per ottimizzare il costo del lavoro, è la possibilità di creare un sistema di Flexible Benefit volto a garantire benefici economici e una maggiore soddisfazione dei dipendenti. Da un lato, infatti, al lavoratore viene erogato un pacchetto retributivo percepito come più efficiente, in quanto risponde a necessità e bisogni reali; dall’altro il datore di lavoro riesce a mantenere inalterato (e spesso a ridurre) il costo del lavoro. 
Questo approccio consente di migliorare i rapporti con i sindacati e di fidelizzare i propri dipendenti. Consideriamo, infatti, che normalmente il lavoratore utilizza il proprio stipendio per pagare beni o servizi, per sé o per la propria famiglia. Offrirgli un pacchetto retributivo che preveda questi benefit non solo sotto forma di contributo economico, ma anche in natura, consente di venire incontro alle esigenze specifiche del dipendente stesso. 
Per poter realizzare un sistema di Flexible Benefit efficiente è necessario creare un paniere di proposte tra cui i dipendenti possano scegliere. La prima fase prevede un’analisi del sistema di benefit eventualmente già in uso in azienda e dei costi, oltre a un incrocio con i dati relativi alla popolazione aziendale. Individuate eventuali discrepanze e le aree di maggiore interesse da parte dei dipendenti si può definire un nuovo piano di benefit, appunto flessibile e adatto alle diverse richieste. 
La proposta dell’azienda potrà considerare diverse aree dei servizi alla persona, non più solo l’assicurazione sanitaria, ma anche servizi scolastici o di baby sitting, servizi per gli anziani, borse di studio, servizi di trasporto, e così via. La possibilità per un dipendente di poter accedere a servizi di questo tipo ha spesso effetti benefici anche sull’assenteismo. Poter disporre di servizi di asilo nido o di assistenza permette, infatti, di ridurre la richiesta di permessi o di assenze dal lavoro, spesso necessarie per gestire esigenze familiari. 
Per ottimizzare il costo del personale, in particolari in tempi di instabilità come quelli attuali, l’ideale è creare un sistema che agisca in parte sulla riduzione dei costi e in parte sullo sviluppo di sistemi che vadano incontro ai dipendenti. In questo modo anche le risorse preziose per l’azienda possono essere incentivate a non cambiare lavoro. La scelta di un dipendente di cambiare azienda il più delle volte rappresenta un costo anziché un beneficio. Pensiamo, per esempio, a una risorsa altamente specializzata, oppure a una persona parte di un team molto efficiente e affiatato che non potrà certo essere sostituita a costo zero, anche in termini di formazione, inserimento e competenze perse.
Ottimizzare i costi del personale significa pertanto avere una strategia di gestione dei propri talenti e poter elaborare un piano di successione atto ad affrontare i cambiamenti che spesso interessano la vita di un’azienda e della sua popolazione. Far crescere le persone giovani, motivarle, offrire loro l’opportunità di esprimere le proprie attitudini è una delle strade da percorrere. Per esempio in Google i dipendenti possono usare una parte del proprio tempo, il 20%, per portare avanti e sviluppare progetti personali. Vale a dire che una giornata del proprio tempo lavorativo può essere dedicata allo sviluppo di un nuovo progetto, ovviamente approvato dall’azienda. E’, in pratica, una scommessa che l’azienda fa sul proprio personale, lavorando sulla sua motivazione.
Operando quindi, sui processi e sugli strumenti di gestione del personale, sull’analisi della contrattualistica, sulle risorse disponibili e sulle loro capacità e sull’elaborazione di un sistema di Flexible Benefit, sarà possibile ottimizzare i costi del lavoro e mantenere all’interno della propria azienda persone fidelizzate e soddisfatte.

Paola Casoni, Practice Leader dipartimento fiscale e ottimizzazione costi del lavoro, Lowendalmasai Italia