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   numero di Luglio_2013
Fare Business

Costruire le fondamenta dello Smarter Working attraverso Bricks, Bytes e Behaviours
Vanhoutte (Plantronics): Una filosofia di gestione in cui i dipendenti hanno la libertà di lavorare dove e quando è meglio per loro e per il business. E l’azienda ne guadagna

Oggi il lavoro flessibile sta diventando una soluzione diffusa per i dipendenti: i manager in tutti i settori si trovano ad affrontare decisioni difficili su come gestire in modo intelligente i dipendenti e loro potenzialità. Pianificazione accurata, collaborazione e creazione di aspettative realistiche nelle seguenti tre aree – Bricks, Bytes e Behaviours – possono rendere più smart la realtà aziendale.
Un tempo il lavoro flessibile sembrava un lusso, ma ora sta diventando una soluzione corrente per risolvere problemi di spazio, di uso della tecnologia e di gestione del personale. Dopo aver esaminato i risultati di 10 studi che hanno coinvolto più di 16.000 persone, lo studio Cochrane del 2010 ha rilevato che l’auto-programmazione del tempo di lavoro ha favorito una serie di elementi, tra cui il miglioramento del sonno, la riduzione dello stress, l’abbassamento della pressione sanguigna, il miglioramento della salute mentale e molto altro. Risultati positivi come questi, insieme alla mia personale esperienza di apertura di uffici Smarter Working in tutta Europa, per Plantronics presuppongono una naturale evoluzione lavorativa.
Le mie esperienze mi hanno aiutato a definire Smarter Working come “parte di una globale filosofia di gestione in cui i dipendenti hanno la libertà di lavorare dove e quando è meglio per loro e per il business. Se i collaboratori raggiungono buoni risultati, risparmiano denaro e rispettano il pianeta, il successo è raggiunto”.
Sono finiti i giorni dello stare seduti dietro le pareti dell’ufficio e dietro alte cabine divisorie. Ora i professionisti hanno esigenze diverse, a seconda del lavoro da svolgere, del luogo in cui si trovano e della propria personalità. E’ compito principale delle società mantenere il passo con le risorse umane e aiutare i dipendenti a essere connessi, senza alcun problema, al luogo di lavoro.
La passione di Plantronics per il concept Smarter Working si estende alla nostra filosofia e alla nostra cultura del lavoro all’interno dell’ufficio. Dal 2009 in poi, con una revisione interna dei nostri uffici in Europa, abbiamo iniziato a creare uffici Smarter Working in tutto il mondo per i nostri dipendenti, Il nostro obiettivo principale è aiutare i collaboratori a ottenere il massimo dal proprio lavoro. Oggi, i nostri pluripremiati uffici sono in prima linea a favore della diffusione del concetto Smarter Working, che include un design Smart Office, la più recente tecnologia UC e la consapevolezza dei fattori umani che influenzano il modo in cui lavoriamo, come BYOD (Bring Your Own Device) e il lavoro in remoto.
Come abbiamo ottenuto quello che siamo oggi? Per iniziare abbiamo individuato 3 aree: 3 B – Bricks, Bytes e Behaviours – che rappresentano rispettivamente Spazio, Tecnologia e Risorse Umane. Per facilitare i cambiamenti abbiamo usato la Leesman “Employee Work Space Satisfaction Survey”, che ha fornito ai nostri dipendenti voce nella progettazione e nel layout dei loro uffici nelle tre aree principali: l’ambiente lavorativo, la tecnologia e le abitudini sul lavoro.
Quali sono i pilastri dello Smarter Working?

BRICKS – Le fondamenta dello Smarter Working
Lo spazio fisico lavorativo, compreso l’ufficio principale, gioca un ruolo enorme nel successo dello Smarter Working e di un ambiente di lavoro flessibile. Il design dell’ufficio deve riflettere le esigenze e i desideri dei dipendenti.
Il normale ambiente di lavoro, che si tratti della sede principale, della filiale, di lavoro mobile o in remoto da casa è spesso afflitto da problemi di lavoro – disagi fisici, elevati livelli di rumore, assenza di fondamentali strumenti lavorativi, la mancanza di privacy e distrazioni costanti. Tutto ciò può contribuire a un ambiente di lavoro malsano.
Nel nostro progetto di design, abbiamo definito quattro tipologie di spazi di lavoro che si focalizzano sulla capacità di: Concentrarsi, Collaborare, Comunicare e Contemplare (Concentrate, Collaborate, Communicate and Contemplate).
Contemplare – Tempo e spazio per l’ispirazione creativa, per ricaricarsi, per rilassarsi (fare una pausa dal lavoro)
Comunicare – Aree vivaci, caratterizzate dal rumore o da gruppi che si incrociano (area caffè, lobby)
Collaborare – Aree per lavorare insieme: (vale a dire, capsule lavorative, sale riunioni)
Concentrazione – Spazio rilassante per concentrarsi sul lavoro (cioè celle, capsule).
Un elemento chiave, spesso trascurato nella creazione di un nuovo ambiente di lavoro, è la necessità di un spazio acustico. Come azienda nel settore dell’acustica, siamo stati molto attenti all’ABC dello spazio acustico, che include: Assorbimento, Blocco e Copertura (Absortion, Blocking e Cover).
Nel nostro progetto per i nuovi uffici Smarter Working, abbiamo inserito tutti questi elementi. Ad esempio, fattori di assorbimento affinché il suono sia catturato da pannelli e tessuti per rendere armonioso tutto l’ambiente. Il blocco rappresenta l’installazione dei meccanismi di difesa, come barriere acustiche che aiutano a tenere sotto controllo il rumore, quando si è in movimento. E infine, Copertura, vale a dire la produzione di suoni anti-rumore che aiutano a mascherare l’eco e le voci in ufficio.
E’ mia convinzione che la chiave per costruire il giusto ambiente lavorativo è avere gli spazi giusti per fare le proprie attività. Questo rende il lavoro il più possibile confortevole e produttivo.

BYTES – La giusta tecnologia
Semplicemente non è sufficiente fornire allo staff la possibilità di lavorare a distanza, se non risulta vantaggioso. Ovviamente, essendo noi fornitori di cuffie, abbiamo a nostra disposizione la tecnologia audio, ma l’interazione virtuale costituisce una sfida. Nuove vie dovevano essere trovate per coinvolgere i dipendenti a collaborare tra loro in remoto. Abbiamo affrontato questo con l’introduzione di una nuova tecnologia che ha dato a tutti un’identità e una presenza. Un grande ostacolo per noi è stato lo sviluppo di una soluzione, che potesse risolvere le esigenze di comunicazione per un gruppo di lavoro numeroso, che ponessse al centro l’identità e la presenza di tutti i nostri dipendenti in ogni momento.
Avevamo anche bisogno di una soluzione Smarter Working che rimuovesse due paure nella gestione delle risorse: i manager temono di perdere “di vista” i dipendenti e i dipendenti perdono “di vista” i loro obiettivi.
Abbiamo scelto di adottare la tecnologia che consente l’utilizzo di qualsiasi dispositivo, con qualsiasi applicazione, in qualsiasi luogo. Le UC possono essere implementate con l’adozione di Microsoft Lync o CISCO Jabber. Questo ha trasformato i laptop in telefoni portatili (cioè senza telefoni fissi e una cuffia d’obbligo), e tutti i dipendenti possono lavorare da qualsiasi luogo, con un indicatore che segnala la “presenza”, in modo da migliorare la produttività e aumentare la collaborazione attraverso IM, email, video conference call, condivisione di desktop, etc.
I telefoni fissi sono stati sostituiti da softphone, rendendo laptop e smartphone il principale mezzo di comunicazioni vocale. Abbiamo ottimizzato completamente PC CPU e la memoria, potenziando la larghezza della banda di rete e la qualità del servizio, soprattutto la voce su Wi-Fi. Infine, per assicurarci un inizio facile, abbiamo fatto in modo che tutti fossimo preparati sulla nuova tecnologia.
La mia esperienza mi ha portato a credere fermamente che tutte le aziende devono dotare tutti dipendenti, indipendentemente dalla loro ubicazione geografica, degli strumenti e delle conoscenze necessarie per ottimizzare la loro esperienza di lavoro flessibile. Senza questo, l’intero processo non avrebbe mai raggiunto il suo pieno potenziale.

BEHAVIOUR – Il vecchio e il nuovo insieme
Ultimo e forse più importante fattore è la fiducia basilare, che deve svilupparsi tra manager e collaboratori. Essere creativi e all’avanguardia e, al tempo stesso, la tecnologia possono portare lontano l’azienda. Come risultato del nostro piano di sviluppo, abbiamo scoperto che il fondamentale fattore di successo riguarda il Comportamento – Behaviour - e l’evoluzione delle competenze del dipendente.

Il rapporto tra manager e dipendente deve essere basato sulla fiducia e per stabilire questo ci siamo concentrati sulla comunicazione e sulla formazione di tutti i dipendenti, assicurando una chiara comprensione degli obiettivi e delle procedure all’interno dell’azienda. Spesso, i manager in prima linea sono riluttanti al cambiamento: percepiscono di perdere il controllo, non si fidano del proprio team, o forse temono anche di perdere lo status di manager. Il cammino verso lo Smarter Working richiede un cambiamento di stile manageriale dall’esercizio del controllo all’esercizio dell’influenza. Non è sempre facile, ma se si identifica la corretta modalità di formazione dei manager per affrontare il cambiamento e per imparare a gestire un gruppo di lavoro dislocato, sarà possibile costruire un team dislocato, capace di prestazioni elevate, e renderà più facile la comunicazione tra i membri del team.
Si raccomanda di mettere in piedi un “Role assessment”. I manager devono essere allenati a fidarsi dei loro team. Il cammino verso lo Smarter Working richiede una leadership illuminata e un approccio multi-disciplinare ben integrato, ma centrale in ogni momento; è una grande opportunità per rivedere e ridefinire che cosa significa lavorare per le persone e con le persone.
Se non è ancora chiaro, io sono davvero un convertito allo Smarter Working. Nonostante le altre aziende vadano nella direzione opposta, sono convinto che, dando ai collaboratori gli strumenti giusti, lo spazio giusto e la fiducia in loro con la libertà di scegliere come vogliono lavorare, i dipendenti faranno cose davvero eccezionali. Ho visto che accade davvero.

Philip Vanhoutte, Senior Vice President e Managing Director Europe e Africa di Plantronics



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