La strategia di workplace e il design inclusivo come alleati delle aziende

Federica Pedroni (CBRE): il design attento e intelligente dell'ufficio è un elemento chiave di differenziazione, che rafforza l'identità e la cultura aziendale oltre a facilitare le interazioni tra le persone

Spazi di lavoro inadeguati o troppo rumorosi, dotati di scarsa illuminazione, che presentano distrazioni visive e sbalzi termici o altri elementi di fastidio, influiscono negativamente sulla salute e sul benessere dei dipendenti. Come emerge dalla recente pubblicazione "Designing for Neurodiversity" del British Council for Offices, creato in collaborazione con CBRE, lo spazio fisico dell'ufficio può avere effetti diretti e sistemici che possono causare stress o, in casi estremi, intensificare la sindrome del burnout.
Per esempio, uno spazio con una scarsa insonorizzazione non è solamente causa di difficile concentrazione per persone neurodivergenti, ma può portare chiunque ad avere problemi di salute; lo stress da rumore è anche causa di assenteismo per malattia correlato ai disturbi del sonno. Tutti questi problemi portano a un calo della produttività e della stima personale, fino alla perdita del lavoro in casi estremi.
Partendo da queste considerazioni, l'analisi del British Council for Offices si avvale della neuroscienza e dell'epidemiologia per capire e definire la relazione tra l'essere umano e l'ambiente di lavoro.

Oltre alla conferma della stretta relazione tra la salute e uno spazio disabilitante, nella ricerca vengono messi in evidenza altri insegnamenti chiave:
- Il design può partecipare all'equità e dovrebbe essere funzionale e di supporto.
- Il design è solo uno degli elementi che caratterizzano un ambiente di lavoro abilitante, dobbiamo anche considerare la cultura aziendale.
- L'ufficio fisico è parte di un "employment ecosystem" più ampio.
Un principio chiave per rendere un ambiente abilitante è quello di fornire alle persone autonomia attraverso la scelta e una varietà di "physical amenities". Il modo in cui è organizzato lo spazio all'interno di un ufficio ha, quindi, degli impatti significativi non solo sulla performance lavorativa, ma anche sulla salute e sul benessere delle persone.
Un progetto pilota condotto da CBRE in Spagna ha, infatti, dimostrato come la produttività può aumentare fino al 63% e la creatività fino al 137% quando un workplace ben progettato e arricchito di elementi naturali si combina con una cultura che incentivi l'attività fisica, il mindfulness e una formazione adeguata all'utilizzo degli spazi dell'ufficio.

Il Design Inclusivo è un approccio di progettazione che tiene in considerazione la diversità e le varie forme di abilità esistenti, permettendo di creare un ecosistema equilibrato.
Progettare secondo i principi di equità e inclusione significa andare oltre l'accessibilità, considerare non solo il design dello spazio e la tecnologia, ma anche i processi comunicativi, le politiche aziendali, e le iniziative di diversità e inclusione. Significa progettare l'ambiente ufficio in modo accogliente per tutti, indifferentemente da età, genere e capacità.
Con la diffusione dello smartworking, per molte aziende la sfida più grande è riportare i dipendenti in ufficio per creare collaborazione, socializzazione e brand identity.
Quale modo migliore per farlo, se non tramite la progettazione di un ambiente accogliente e adatto allo svolgimento di tutte le attività lavorative, con l'ausilio di una tecnologia che non è possibile trovare a casa e con dei servizi e agevolazioni che aiutino i dipendenti a migliorare la propria work-life balance?
La progettazione dei luoghi di lavoro continuerà a evolversi e ad adattarsi in risposta all'evoluzione nell'utilizzo dello spazio.

Il design attento e intelligente dell'ufficio è un elemento chiave di differenziazione, che rafforza l'identità e la cultura aziendale oltre a facilitare le interazioni tra le persone.
Prima di iniziare a progettare, è necessario analizzare, raccogliere i dati e le necessità sulla base della visione e della strategia dell'azienda per poi trasformali in un chiaro brief di progetto.
Qualsiasi organizzazione impegnata a garantire il benessere dei propri dipendenti, dovrà partire dalla definizione di una "workplace strategy" per contribuire ad aiutare le persone a sentirsi maggiormente coinvolte, a lavorare in maniera più efficace e innovativa al fine di ottenere i risultati migliori. Una workplace strategy che si basi sui principi di Diversity, Equity & Inclusion deve contemplare la progettazione in tre diversi ambiti: spazio, tecnologia e persone.
Spazio: rispondere alle preferenze e alle esigenze di tutti significa progettare ambienti diversificati e adattabili, ricchi di dotazioni tecnologiche e no, per permettere a tutti di svolgere l'attività lavorativa. Particolare attenzione al comfort acustico e illuminotecnico, alla segnaletica, ai colori e a elementi di arredo distintivi, biofilia e luce naturale.

Tecnologia: rappresenta la chiave per la creazione di ambienti inclusivi. Sistemi di comunicazione innovativi e strumenti digitali sono fondamentali per migliorare il livello di accessibilità e di utilizzo degli spazi, dei sistemi di prenotazione, del way-finding e rilevazione presenza sono ormai di uso comune, ma ancora si lavora sulla personalizzazione dell'esperienza e sull'immediatezza di utilizzo e sull'integrazione degli strumenti digitali.
People: accompagnare le persone verso il cambiamento delle modalità di lavoro, verso un utilizzo migliore degli spazi e delle dotazioni che vengono messe a disposizione dalle aziende, formare le persone per renderle capaci di gestire l'attività di lavoro da remoto e avere più attenzione verso i temi di Diversity, Equity and Inclusion.

Federica Pedroni, Head of A&T Workplace di CBRE Italy