Time Management: i 6 driver su cui lavorare

Chiara Barbieri (Cegos): la pressione per la velocità e la marea di informazioni tendono a trasportarci. Per mantenere la direzione occorrono una presenza e una consapevolezza a volte non immediate, ma che si possono allenare

Se lo sviluppo di competenze è sempre più vitale per adattarsi alle trasformazioni in atto, in particolare per quella digitale (61%) e per le nuove modalità di lavoro (52%), il Time Management è un "classico" delle soft skill richieste sul lavoro, eppure ancora più importante oggi, perché è diventato sempre più complesso non farsi trascinare dalle tante cose da fare.
Sono tanti i fenomeni ad esso collegati:
1 - Una pressione sulla velocità di risposta o reazione che non ha eguali e che ha creato aspettative a cui non sempre si è in grado di replicare in modo soddisfacente.
2 - La difficoltà a mantenere la concentrazione e l'attenzione. Il multitasking è diventata un'abitudine pervasiva, ma il cervello umano non è predisposto, a meno che non si rimanga in superficie, inducendo le persone ad usare "male" la propria capacità produttiva.
3 - La scomparsa dei confini tra lavoro e vita privata, che dopo la pandemia riguarda indistintamente tanti, con effetti importanti sul modo di riorganizzarsi e di gestire le priorità, con conseguente ricorso al già citato multitasking.

4 - Come parziale conseguenza dei precedenti, la perdita di energie, non solo come aumento dello stress, ma anche come difficoltà generale a rispondere alle continue sollecitazioni che arrivano.
"È proprio in questo scenario che la capacità delle persone di gestire sé stesse nel tempo risulta fondamentale. Ancor più risulta importante per le aziende favorire una cultura interna che renda possibile organizzarsi e allinearsi in merito all'uso reciproco del tempo", commenta Chiara Barbieri, D&I Practice Leader di Cegos Italia. "La pressione per la velocità e la marea di informazioni tendono a trasportarci, facendoci sentire quasi confortati. Per mantenere la direzione occorrono una presenza e una consapevolezza a volte non immediate, ma che si possono allenare; si tratta di lavorare su 6 driver fondamentali che, se potenziati, aiutano la persona a mettere ordine, e di conseguenza a sentirsi meglio, preservando una dimensione complessiva di benessere per il singolo e di buon clima per l'organizzazione, tra i fattori cruciali oggi anche della retention".
Di seguito i 6 driver che Cegos ha individuato per trasformare la gestione del tempo in una pratica quotidiana continuativa:
- Scelta: per fare buone scelte occorre prima di tutto avere consapevolezza del proprio ruolo organizzativo e dei risultati ad esso legati.

Questo aiuta a organizzare gli obiettivi e le attività connesse in relazione all'impatto potenziale e all'investimento in termini di risorse (il tempo e le energie proprie e altrui). Con questa riflessione si può recuperare lo spazio per scegliere davvero, spostandosi dai "pensieri veloci" ai "pensieri lenti", la parte non automatica e produttiva del cervello. La facoltà di scegliere restituisce la regia su quello che si vuole costruire, sulla base di quanto già creato, facendo oggi scelte in quella direzione.
- Priorità: come distinguere cosa è importante, urgente o prioritario? L'urgenza porta spesso a ritenere importanti cose che solo apparentemente sono tali, mentre l'importanza è, invece, controintuitiva. Lo "spazio" fondamentale, prima mentale e poi quotidiano, è quello per le cose importanti e non urgenti: questo aiuta a introdurre anche la necessaria attenzione sul medio periodo, lo spazio della "regia", che nell'era del tutto subito non è possibile.
Il driver della priorità aiuta a mettere ordine nella "nostra sceneggiatura" ed è estremamente importante nel nuovo contesto per evitare che si riduca la nostra capacità di pensare, creare valore, innovare: proprio ciò a cui le organizzazioni ambiscono e che faticano ad avere.

- Focus: una delle sfide più grandi è mantenere il focus quando serve. Consapevoli che non è possibile avere sempre lo stesso livello di attenzione, si può però apprendere come guidare la nostra mente là dove può dare il massimo. Significa costruire lo spazio per l'attenzione, ma anche rafforzare la capacità di vincere le distrazioni interne ed esterne e non dar seguito a stimoli che ci lasciano solo in superficie.
Solo la concentrazione e l'attenzione possono "connetterci" davvero con ciò che stiamo facendo e generare qualità, ispirazione e performance.
- Relazioni: ci si sente spesso vittime di un ingranaggio in cui lo spazio per noi e per le persone per noi importanti manca. Il tempo "relazionale" riguarda la capacità di comprendere le aspettative dei nostri interlocutori e negoziare su una base di beneficio reciproco il quando, il cosa e il come. È essenziale per gestire la delega, sia ricevuta sia data, e per il famoso "dire di no", che aiuta a trovare integrazione e armonia.
Il driver delle relazioni è, quindi, indispensabile: decidere quali sono i ruoli che vogliamo vedere nella nostra sceneggiatura, così come i criteri e le importanze relative.

- Energia: è l'elemento base di cui prenderci cura, identificando attività e comportamenti che favoriscano il "ricaricarsi" delle forze psicofisiche, perché il giusto livello di energia in un determinato momento può davvero fare la differenza.
Due indicazioni sono importanti per un approccio proattivo: conoscere noi stessi, ovvero conoscere le modalità di funzionamento della nostra energia e di quando diamo il massimo, e sapere quando lo stress si trasforma da positivo a negativo.
- Pianificazione: è fondamentale perché permette di dare spazio alle cose importanti, significa identificare azioni concrete che permettano l'azione di tutti gli altri driver, senza togliere naturalezza.
Nel pianificare si fa un bilancio, ci si rende conto di cosa sta funzionando e cosa invece va ancora aggiustato e si compiono scelte, che consentono di mettere in ordine le priorità, ragionando sull'impatto atteso.