La gestione delle risorse umane costa all'azienda 420 euro all'anno per dipendente

Raúl Sibaja (ADP): l'outsourcing dei servizi HR è il formato ideale per le aziende che vogliono risparmiare sul TCO e aumentare il livello di competenza

Da più di un anno e mezzo, la pandemia ha cambiato il nostro modo di vivere, di relazionarci e di lavorare. E in molte aziende questo cambiamento non ha riguardato solo la salute dei dipendenti, ma ha anche modificato, in misura maggiore o minore, il modello di business. Ha anche alterato il modo in cui si svolgono i task amministrativi della funzione HR a tal punto che, a volte, le aziende sono state costrette a cambiarne completamente la gestione.
In questo nuovo contesto, i team HR devono considerare nuove strategie e adattare le proprie necessità a vantaggio di una gestione efficace dei costi. Le aziende devono aggiungere nuove priorità alla lista dei compiti: assicurare che la gestione del payroll sia accurata e puntuale, fornire servizi amministrativi e tenere sotto controllo i costi. Il TCO (Total Cost of Ownership) è da considerarsi un fattore a cui prestare massima attenzione e da ottimizzare per far fronte ai tagli di bilancio causati dal virus.

Quanto costa davvero la funzione di amministrazione delle risorse umane?

Per analizzare la situazione attuale in quest'area, ADP, leader mondiale nell'uso della tecnologia per la gestione del capitale umano (HCM), ha monitorato i costi e la produttività dei dipartimenti che si occupano dell'amministrazione delle risorse umane e delle retribuzioni in 403 aziende di 6 Paesi europei: Spagna, Germania, Francia, Inghilterra, Italia e Paesi Bassi.

Per farlo, ha basato la propria metodologia di analisi del TCO su quella raccomandata da Gartner Group, che considera tutti gli elementi costitutivi di un prodotto fabbricato. Inoltre, per valutare la produttività amministrativa del settore HR nel modo più accurato possibile, ADP ha trasposto questo approccio al settore dei servizi HR e ha sviluppato il parametro dei "costi operativi totali", che utilizza una formula che tiene conto del costo completo della funzione e quello del sistema informatico HR.
Tra i risultati dell'analisi, si evidenzia come nel 2020 il costo medio della gestione delle risorse umane in Italia era di 420 euro all'anno per dipendente - 527 euro se si includono i costi nascosti. Lo studio sottolinea anche che i team HR nelle aziende di medie dimensioni dedicano quasi metà del loro tempo (45%) ad attività amministrative ripetitive, come il payroll (18%), l'amministrazione HR (14%) o la gestione delle assenze (13%). Infine, indica che i team HR hanno difficoltà ad adempiere al proprio ruolo di gestione strategica, ad investire nel lato più umano dei propri incarichi e a raggiungere i propri obiettivi principali.

L'importanza del TCO

Il TCO di ogni azienda è unico, poiché si basa su una serie di fattori diversi.

Ad esempio, include il totale salariale e i costi del payroll dell'azienda, le dimensioni e la situazione dell'azienda stessa e naturalmente il diritto del lavoro del paese in questione (compresi i contratti di lavoro in vigore). Il benchmark del TCO rivela il reale costo medio della funzione di amministrazione HR, che include i costi nascosti, generalmente sconosciuti o a malapena identificati nell'azienda.

Fattori da considerare

Per aiutare le aziende a migliorare il proprio TCO e ottimizzare il costo dell'amministrazione delle risorse umane, ADP ha identificato i fattori da considerare:
1 - Crisi sanitaria. Questa crisi ha avuto un impatto economico che sta inevitabilmente portando a ritardi nell'erogazione delle buste paga, insolvenze nelle piccole imprese, perdite di posti di lavoro e, di conseguenza, una diminuzione del potere d'acquisto in tutti i settori della società, che siano stati direttamente colpiti o meno. In un tale contesto, diventa cruciale evitare il collasso organizzativo causato, per esempio, dal malfunzionamento dei sistemi informatici, dalla mancanza di un responsabile delle buste paga o anche dalla chiusura degli uffici.

2 - Evoluzione della funzione HR. Nel corso degli anni, i servizi HR sono stati razionalizzati e ottimizzati e i costi associati sono stati ridotti. Nel frattempo, le richieste nei confronti del team HR hanno continuato a crescere, il che ha aumentato il carico amministrativo di questa funzione. In questi tempi di crisi, l'agilità è spesso sinonimo di sopravvivenza del business.
3 - Visibilità dei costi delle risorse umane. Nel contesto attuale è essenziale valutare, nel modo più accurato possibile, il costo operativo totale della funzione di amministrazione delle risorse umane e delle retribuzioni. È anche necessario essere in grado di includere i costi nascosti che non appaiono nel sistema contabile. In questo modo, sarà possibile analizzare il costo reale della gestione delle paghe, del tempo e delle attività, dell'amministrazione dei dati HR e dei suoi processi. Attraverso l'identificazione dei costi HR visibili e nascosti, si evidenziano le opportunità di ridurre queste spese, si mostra quali aree sono più produttive e si stabilisce un legame esplicito tra le attività HR e i risultati operativi.
4 - Tecnologie in outsourcing.

L'outsourcing riduce la necessità di investimenti, poiché l'acquisto di licenze software, l'installazione e l'aggiornamento di programmi di gestione delle paghe e delle risorse umane stanno diventando sempre più obsoleti. Così, le spese di amministrazione passano da un costo fisso a un costo variabile a seconda del numero di dipendenti e delle strutture. Sia che l'azienda stia crescendo o che stia attraversando un periodo di crisi, la funzione di amministrazione delle risorse umane si può adattare senza dover spendere di più man mano che si va verso una gestione su più sedi.
5 - Cambiamenti normativi e legali. La legislazione legale e fiscale cambia sempre più frequentemente, rendendo più complesso il lavoro e sempre più necessario affidarsi ad esperti legali. I fornitori di servizi hanno interi team di esperti legali e informatici che implementano continuamente nuove regole e deroghe in ambito sociale e fiscale. Può essere difficile per un'azienda indipendente garantire lo stesso livello di aggiornamento legale e tecnologico.
Secondo Raúl Sibaja, General Manager di ADP Southern Europe, "la gestione delle risorse umane è divisa in due gruppi: i decisori e i funzionali.

La parte decisionale è l'elemento strategico essenziale per l'azienda; e la parte funzionale integra servizi e specializzazioni sempre più complesse. Se quest'ultima è realizzata in-house, porterà inevitabilmente a meno investimenti nel core business dell'azienda e influenzerà il livello di servizio atteso dai suoi dipendenti. Ecco perché l'outsourcing dei servizi HR è il formato ideale per le aziende che vogliono risparmiare sul TCO e aumentare il livello di competenza".