Smart Working: istruzioni per l'uso

Avv. Morosini: la sfida sarà di adattare una regolamentazione predisposta in un contesto diverso ai vincoli che la nuova normativa oggi impone, prevedendo accordi individuali e procedure in linea con le nuove disposizioni

Dopo una lunga gestazione è stato approvato anche dal Senato il testo definitivo della disciplina del lavoro agile, ormai solo in attesa di pubblicazione.
La regolamentazione si trova all'interno del provvedimento contenente "Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l'articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato" e costituisce un ulteriore tassello della riforma del lavoro portata avanti dal legislatore in questi ultimi anni, che sotto vari aspetti ha promosso una maggiore flessibilizzazione del mercato. La disciplina dello "smart working" si pone l'obiettivo di fornire un'adeguata cornice legale entro cui ricondurre una modalità di lavoro flessibile che mira ad agevolare una migliore conciliazione dei tempi di vita e di lavoro ed incrementare la competitività delle imprese.
Il testo del disegno legge definisce il lavoro agile come "una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell'attività lavorativa.

La prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all'interno di locali aziendali e in parte all'esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell'orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva".
Lo smart working non è dunque una nuova tipologia contrattuale, ma solo una diversa modalità di esecuzione del lavoro subordinato che, pur presentando punti di contatto con il telelavoro, se ne differenzia in modo netto e lo affianca. Quest'ultimo, presuppone l'esistenza di un luogo di lavoro fisso dove viene regolarmente svolta l'attività lavorativa, per quanto al di fuori dei locali aziendali, mentre lo smart working, in linea con l'evoluzione tecnologica e con le moderne dinamiche lavorative, non prevede un unico luogo di lavoro: la prestazione può essere svolta, mediante dispositivi mobili, tanto all'interno quanto all'esterno dell'azienda, ma senza una postazione fissa.
Elemento chiave per l'attivazione del lavoro agile è l'accordo scritto tra le parti, che può essere a termine o a tempo indeterminato; da tale accordo è possibile recedere, tornando alle modalità originarie o tradizionali di esecuzione prestazione, con preavviso di 30 giorni -o 90 nel caso di recesso esercitato nei confronti di lavoratori disabili; il recesso è sempre possibile senza preavviso in presenza di un giustificato motivo.

Nell'accordo individuale devono essere dettagliatamente indicate le modalità di esecuzione della prestazione all'esterno dei locali ed in particolare le modalità di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro e gli strumenti utilizzati dal lavoratore, nonché i tempi di riposo del lavoratore e le misure tecniche-organizzative necessarie per assicurare la sua disconnessione dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro.
Da una parte, con il diritto alla disconnessione, la nuova normativa tutela lo smartworker salvaguardando la sua vita extralavorativa da ingerenze datoriali "H24"; d'altra parte è espressamente previsto che l'accordo individuale disciplini l'esercizio del potere di controllo del datore di lavoro sulla prestazione lavorativa resa all'esterno dei locali aziendali, nel rispetto di quanto previsto dal (rinnovato) art. 4 dello statuto dei lavoratori.
È allora evidente che il tema dell'uso degli strumenti tecnologici, posti in primo piano nella definizione stessa del lavoro agile, rivestirà un ruolo di primo piano anche nell'implementazione di questa modalità di lavoro.
Per assicurarne il successo è di fondamentale importanza che il datore di lavoro predisponga una policy che regoli l'utilizzo delle strumentazioni tecnologiche ed illustri le modalità di controllo, nel rispetto della disciplina applicabile in materia di protezione dei dati personali.

In tal caso le informazioni raccolte tramite gli strumenti tecnologici utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione potranno essere utilizzate a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro, ivi compresi fini disciplinari.
Sarà d'altra parte opportuno disciplinare non solo le modalità di utilizzo ma anche di custodia degli strumenti informatici assegnati allo smartworker, e ciò sia al fine di salvaguardare il patrimonio aziendale da furti, danneggiamenti, etc., sia - forse ancora più rilevante - per assicurare la tutela della riservatezza delle informazioni aziendali, potenzialmente esposte al rischio di diffusione in connessione con lo svolgimento della prestazione in luoghi pubblici (bar, parchi, biblioteche, etc.).
In relazione a quest'ultimo punto è utile ricordare che con la nuova normativa l'accordo sottoscritto tra le parti per disciplinare il lavoro agile dovrà altresì individuare quelle condotte connesse all'esecuzione della prestazione fuori dai locali aziendali che danno luogo all'applicazione di sanzioni disciplinari. Dunque una sorta di addendum al codice disciplinare specifico per il lavoro agile.
Ciò che desta maggiori preoccupazioni e non sembra avere trovato idonea disciplina nella nuova norma sono gli aspetti inerenti l'orario di lavoro e la tutela in materia di sicurezza ed infortuni sul lavoro.

Diversamente dalle aspettative la normativa non libera del tutto lo smartworker dai limiti dell'orario di lavoro: la prestazione lavorativa, pur non soggetta a precisi vincoli di orario, tuttavia deve svolgersi entro i limiti di durata massima di orario previsti dalla legge e dalla contrattazione collettiva. Tenuto conto del fatto che il lavoratore può rendere la prestazione fuori dai locali aziendali e che il datore di lavoro non ha la possibilità di verificare l'orario di lavoro effettuato, sarà necessario disciplinare con massima attenzione nell'accordo individuale le modalità di collaborazione del lavoratore al rispetto dell'orario massimo ed in ogni caso, come già detto, le possibilità di controllo dell'attività lavorativa.
Altrettanto complesso il tema degli infortuni sul lavoro che non sembra essere stato risolto dalla nuova normativa. Sul punto si prevede, oltre ad un obbligo di informativa scritta da parte del datore di lavoro in ordine ai rischi generali e specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro, il diritto del lavoratore:
a) "alla tutela contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali dipendenti da rischi connessi alla prestazione lavorativa resa all'esterno dei locali aziendali";
b) "alla tutela contro gli infortuni occorsi durante il normale percorso di andata e ritorno dal luogo di abitazione a quello prescelto per lo svolgimento della prestazione quando la scelta del luogo della prestazione sia dettata da esigenze connesse alla prestazione stessa o dalla necessità del lavoratore di conciliare le esigenze di vita con quelle lavorative e risponda criteri di ragionevolezza".

La genericità della previsione lascia evidentemente largo spazio alle interpretazioni più disparate. Anche in questo caso dunque sarà importante definire nell'accordo individuale quanto più specificamente possibile l'obbligo di cooperazione del dipendente - pure previsto nella disciplina - onde ridurre il più possibile il rischio di esposizione delle imprese a pretese risarcitorie.
Ulteriore aspetto da considerare attiene la definizione della retribuzione incentivante. Spesso, infatti, i premi di produttività, risultato, bonus, etc. sono legati anche all'effettiva presenza in azienda; considerato che la nuova disciplina prevede espressamente il diritto dello smartworker alla parità di trattamento economico e normativo, nell'ambito dei progetti di lavoro agile sarà opportuno prevedere meccanismi di incentivazione che non penalizzino questo tipo di lavoratori ma che anzi assicurino l'auspicata valorizzazione dei risultati dei lavoratori nel contesto di un rafforzato rapporto fiduciario.
Sino ad oggi l'attuazione del lavoro agile è stata lasciata alla contrattazione collettiva aziendale e/o a regolamentazioni interne alle società nelle quali sono stati individuati e regolamentati alcuni aspetti essenziali, tuttavia lasciando spesso scoperti una serie di profili.

Negli ultimi tre anni in particolare, e pur in assenza di un quadro normativo di riferimento, l'incremento dell'utilizzo di tale strumento di flessibilità è stato esponenziale e si è tradotto in intese che hanno individuato diverse tipologie, solitamente accomunate da una prestazione resa all'esterno dei locali aziendali per pochi giorni a settimana. Nella maggior parte delle esperienze aziendali il lavoro agile può essere prestato presso il domicilio/residenza del lavoratore o presso qualsiasi altro luogo concordato tra le parti. Solitamente si richiede il coordinamento con il proprio responsabile e la presenza in ufficio per riunioni importanti. L'individuazione dei lavoratori che ne possono beneficiare è operata attraverso diversi parametri: dalla compatibilità delle mansioni e del ruolo dei lavoratori con lo svolgimento della prestazione in luoghi diversi dall'azienda, alla volontà di privilegiare soggetti interessati da invalidità o con impegni di cura di figli in tenera età.
Sebbene allo stato nella quasi totalità dei casi l'impatto dello smart working sia contenuto (per numero di dipendenti coinvolti e numero di giorni) alcune aziende hanno iniziato a progettare e realizzare un restyling degli spazi, che rappresenta uno dei vantaggi collegati allo smart working: la creazione di spazi di lavoro comuni, utilizzabili da tutti i lavoratori, solitamente mediante la propria attrezzatura informatica mobile da collegare alla rete aziendale consente infatti un risparmio importante di costi fissi (arredo, elettricità, riscaldamento, canoni, etc.

).
Tra le grandi aziende Mars Italia ha agito da pioniere, prevedendo già da anni, oltre ad un orario di lavoro flessibile, la possibilità per tutti i dipendenti di svolgere parte del lavoro da casa mediante l'assegnazione di PC portatili e altri strumenti mobili.
Nella stessa direzione è andata Ferrero, il cui accordo con i sindacati prevede la possibilità di lavorare "in remoto" un giorno alla settimana. Da ultimo Enel, che aveva già avviato un progetto di smart working per 450 lavoratori, lo ha esteso a 7000 dipendenti consentendo di lavorare fuori ufficio un giorno alla settimana. Ed ancora Vodafone ha avviato un progetto tre anni fa, che attualmente interessa 3500 lavoratori, Ferrovie dello Stato, Unicredit, Alstom.
Gli esempi sono ormai moltissimi. Ci si chiede in questi casi che valore assumano le intese sinora sottoscritte a livello aziendale e/o collettivo in tema di lavoro agile.
La sfida sarà di adattare una regolamentazione predisposta in un contesto diverso ai vincoli che la nuova normativa oggi impone, prevedendo accordi individuali e procedure in linea con le nuove disposizioni.

Avvocato Valeria Morosini, Partner dello studio specializzato in diritto del lavoro Toffoletto De Luca Tamajo e Soci