Usa il mouse, frecce o sfoglia se touch
   numero di 10/05/2017
Digital Business

Le best practice per l'eSourcing aziendale
N'Guyen (SynerTrade): implementare uno strumento di digital procurement significa innanzitutto avviare una trasformazione dei processi di business sul piano umano e cambiare il modo in cui il lavoro viene eseguito

L'introduzione di una soluzione di Digital Procurement in azienda coinvolge molti utenti e si estende ben oltre la direzione acquisti, con un impatto diretto su tutti i dipendenti coinvolti nel processo che va dall'acquisto alla fatturazione.
Per questo motivo, implementare uno strumento di digital procurement significa innanzitutto avviare una trasformazione dei processi di business sul piano "umano" e cambiare il modo in cui il lavoro viene eseguito.
Per prepararsi e gestire al meglio questi progetti è necessario conoscere le best practice e le insidie da evitare rispetto a tre fasi fondamentali che li caratterizzano: l'avvio della selezione, il processo di consultazione e l'avvio del progetto.

Prima della selezione

1. Adottare una prospettiva incentrata sugli utenti

Come primo step è necessario identificare i fattori che scoraggiano il coinvolgimento degli utenti (paura del cambiamento, mancanza di motivazione e altro) e quelli che, al contrario, lo accelerano (interesse per il digitale, necessità di razionalizzare i processi, desiderio di crescita personale e di formazione). Questa prima fase, fondamentale per il successo, condizionerà il grado di adozione dei sistemi nel tempo.
Una volta identificati questi aspetti, è opportuno selezionare uno "sponsor" del progetto, che avrà il compito di favorire una dinamica di gruppo positiva. Questo "sponsor" aiuterà le persone a rimuovere gli ostacoli, rispondendo ai loro dubbi fin dall'inizio e, naturalmente, rafforzando l'entusiasmo. Porre l'utente al centro del progetto è, quindi, la principale chiave di successo.

2. Identificare le fasi del processo di Procurement

Dopo aver coinvolto gli utenti, è necessario dedicarsi alla mappatura dei processi e delle procedure in uso nel Dipartimento Acquisti e valutarne la maturità: partire dai processi già esistenti aiuta a definire le specifiche finali ed è anche una buona opportunità per definire i processi target in maniera realistica. Anche nella fase di revisione delle specifiche è utile che gli utenti finali siano coinvolti, per mantenere uno spirito di massima collaborazione e ottenere una soluzione che risponda alle esigenze reali e sia in grado di evolvere verso i processi target. Questa processo di identificazione delle fasi è importante in quanto garantisce che gli strumenti da adottare siano correttamente proporzionati alle prassi e alle dinamiche aziendali. Offre, inoltre, l'opportunità di pianificare le tempistiche di implementazione rendendo possibile, ad esempio, pianificare un rilascio progressivo dello strumento, che si adatti alla maturità dei diversi utenti, al fine di ottenere una adozione più graduale e gestire al meglio i potenziali ostacoli tecnici.
Sconsiglio, in questo ambito, di adottare un modello di tipo big bang, che può risultare più complicato e rischioso, ma preferire uno strumento in wave, diviso per moduli funzionali o gruppi di utenti.

3. Comprendere dove si crea il valore

L'introduzione di uno strumento di eSourcing deve creare valore sia per il Dipartimento Acquisti che per l'azienda. Il procurement è sempre più al centro della creazione di valore, perché è in grado di introdurre innovazione, ottimizzare il TCO e limitare il rischio nel rapporto con i fornitori. Tra i requisiti per l'adozione di una soluzione di digital procurement dovrebbero, quindi, essere considerate queste fonti di valore aggiunto, che hanno impatto diretto sul ROI futuro.

Durante il processo di selezione

1. Partire da un elenco realistico di funzionalità

Con un elenco di specifiche precise alla mano, il Dipartimento Acquisti può affrontare la fase di consultazione sicuro di ottenere risposte coerenti e omogenee. Attenzione però a non cadere nella trappola delle "liste di specifiche infinite"! C'è una sottile differenza tra una soluzione altamente performante e una "inutilmente" complessa: la capacità di selezionare e ordinare i bisogni in ordine di importanza.
Il suggerimento è quindi quello di dividere ciò di cui non si può assolutamente fare a meno da ciò che si vorrebbe avere "on top" e da ciò che è del tutto inutile. Non è il numero di funzionalità che conta, infatti, ma quanto esse sono realmente utili.

2. Indipendenza e obiettività

Ricorrere alla massima neutralità è fondamentale; nell'ecosistema del procurement possono esistere, infatti, affinità tra le diverse parti coinvolte (come i fornitori, le società di consulenza o i clienti) ma questo non deve avere alcun impatto sulla scelta. Sono le specifiche e i criteri di selezione definiti in base alla propria azienda a dover avere l'ultima parola.

Durante il progetto

1. Avviare un processo di change management (gestione del cambiamento)

Il dipartimento di comunicazione deve essere pienamente coinvolto nel percorso di change management, perché comunicare l'impatto del progetto con messaggi chiari e positivi, sia internamente che esternamente, è fondamentale.
Qualsiasi cambiamento comporta reazioni contrastanti da parte di chi ne è entusiasta e chi vi si oppone. Entrambe le parti devono essere prese in considerazioni come possibili leve strategiche; il contributo delle persone che sono entusiaste è evidente, perché sono quelle che porteranno ai futuri sviluppi del progetto. Tuttavia anche l'atteggiamento degli oppositori è utile: aiutano, infatti, a evidenziare e scoprire più facilmente le problematiche da superare. Coinvolgendo questi ultimi, informandoli regolarmente e aggiornandoli sulle modifiche apportate grazie al loro contributo, sarà possibile renderli partecipi e portarli, alla fine, a unirsi alla fila dei sostenitori.

2. Non trascurare la comunicazione interna ed esterna


Per portare a compimento con successo il cambiamento sarà necessario fornire ai dipendenti, e anche ai fornitori, informazioni costanti, utilizzando l'intranet aziendale, le newsletter o i social media aziendali per comunicare lo stato di avanzamento del progetto e illustrare tutti i vantaggi che offre quotidianamente. In questo processo andrà sottolineato l'impatto positivo in termini di vantaggio personale, miglioramento del rapporto con l'ufficio acquisti e - non da ultimo - opportunità di sviluppo di nuove skill. Grazie alla trasformazione in atto, i dipendenti e i fornitori saranno maggiormente coinvolti nel nuovo volto del procurement.

In conclusione, oggi che il dipartimento acquisti ha assunto un ruolo strategico all'interno delle aziende, l'introduzione di uno strumento di eSourcing è un progetto fondamentale con un impatto diretto su quasi tutti i dipendenti. In questo contesto, la forza dei software provider starà nella loro abilità di comprendere la trasformazione in atto e offrire strumenti in grado di adattarsi facilmente ai contesti specifici dei propri clienti e sostenere il processo di implementazione. Valorizzare l'aspetto umano, al di là della semplice configurazione e gestione degli strumenti: questo è il futuro del procurement secondo SynerTrade, sulla strada di una digitalizzazione che punta anche a una miglior qualità dei rapporti umani: un ritorno all'interazione interpersonale.

Ophélie N'Guyen - Business Development Consultant, SynerTrade



Digital Business


Condividi su LinkedIn numero di 10/05/2017
Torna al SOMMARIO






SEGUICI