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   numero di 08/03/2017
Fare Business

Note spese e recupero dell'Iva: un risparmio a portata di mano che pochi esplorano
Casoni e Ancajima (Ayming): le note spese del comparto travel offrono un potenziale enorme che le aziende dovrebbero sfruttare

L'Iva - anche estera - relativa ai giustificativi di viaggio presenti in nota spese può essere recuperata. Quante aziende lo sanno? Quante conoscono l'entità degli importi? Quante la giusta procedura per arrivare al recupero? In molti casi le risposte a questi quesiti, anche in riferimento ad aziende di dimensione rilevante, sono negative o, al più, interlocutorie.
Gli specialisti di Ayming hanno rilevato questo "impasse conoscitivo" in più occasioni. In pratica: la volontà di aumentare il livello di efficienza arrivando a recuperare l'Iva estera sui giustificativi di viaggio ci sarebbe anche, ma troppi ostacoli si frappongono alla riuscita del progetto. Per esempio, non vi è una conoscenza capillare delle norme e delle possibilità che sono in essere nei vari Paesi; le aziende non si possono permettere di dedicare una persona che puntualmente controlli tutti i giustificativi (e tipicamente si affidano a controlli a campione); diventa arduo precisare ai dipendenti quale tipologia di documento richiedere, mancando un'informazione capillare (fattura o ricevuta fiscale, intestata a chi, dipendente o azienda?).
Insomma, un potenziale enorme di saving giace, in molti casi, in luoghi remoti del "pianeta azienda", limitato da difficoltà e complessità che, da sola, l'impresa preferisce non affrontare. Come oltrepassare questi ostacoli? Arrivando rapidamente a toccare con mano quanto, effettivamente, può essere recuperato a livello economico. In che modo? Prendendo uno spaccato temporale e controllando i numeri e le informazioni correlate. Ayming ha, allo scopo, ideato un progetto pilota, una sorta di "diagnostico": tutte le note spese relative a un certo periodo - di solito sei mesi - vengono aperte e analizzate, in modo da far emergere quelle che effettivamente hanno giustificativi idonei ai fini Iva e dunque possono essere presentate a rimborso.
Il lavoro prevede che vengano identificati anche i giustificativi che al momento non risultano idonei, ma che lo sarebbero se fossero predisposti in modo corretto; questo consente di far emergere chiaramente agli occhi dell'azienda, tutto il potenziale che viene "sprecato".
La mappatura eseguita con queste modalità da Ayming indaga con puntualità tutto il mondo travel dell'azienda dal punto di vista fiscale. Il progetto pilota si conclude con un report, che precisa all'azienda quante, a livello numerico, sono state le note spese aperte, quanti i giustificativi analizzati, qual è stato il potenziale Iva identificato, quanto di questo è estero o italiano, quanto è idoneo ai fini Iva, e che quindi potrebbe essere richiesto a rimborso, e quanto invece deve essere trasformato in un documento adatto per poter essere presentato a rimborso, e infine quali sono le possibili leve di miglioramento da implementare.
Per esperienza sul campo, Ayming è in grado di affermare che i clienti, di fronte ai numeri che vengono presentati, restano molto colpiti: un'azienda del settore Automotive, per esempio, ha "scoperto", grazie al progetto pilota, di avere un potenziale di circa 60 mila euro di Iva non recuperata.
In molti casi, insieme al lavoro di analisi dei giustificativi ai fini del recupero dell'Iva, già in fase pilota le aziende richiedono un controllo più allargato di tutte le travel policy. L'analisi delle eventuali anomalie identificate, infatti, consente di procedere poi alle ottimizzazioni di tutto il processo.
Lavorare con questi strumenti consente all'azienda di giungere rapidamente a una gestione più ottimizzata dei dati, superando così anche problemi procedurali: spesso, infatti, le imprese non svolgono analisi puntuali, perché convinte che questo comporti un lavoro troppo complesso: Si pensi all'idea, non corretta, dell'obbligo di registrazione di tutte le fatture attraverso un'anagrafica fornitore per ogni documento rendendo dunque necessario destinare questa attività a una risorsa interna. In realtà, grazie a facilitazioni contabili spesso poco considerate, è possibile ridurre l'attività a un'unica registrazione. Ayming verifica, identifica e consegna i dossier che l'azienda dovrà solo conservare per eventuali controlli da parte dell'agenzia delle entrate
Il lavoro viene svolto da Ayming con rapidità (su un arco temporale di sei mesi, per circa 400 note spese al mese, si parla per esempio di un paio di giorni di audit e di uno di reportistica). L'effort a carico del cliente precipita e a crescere è l'efficientamento complessivo dell'area travel.
Il discorso non sarebbe completo se non si affrontasse il tema delle competenze. Il recupero dell'Iva estera non è un monolite che prevede un unico approccio: i giustificativi che possono essere chiesti a rimborso variano a seconda dei Paesi, delle diverse normative, delle percentuali di detraibilità che ciascuno di essi ha stabilito. Questa mole di informazioni difficilmente è patrimonio del personale interno dell'azienda: se attuato senza il supporto di un outsourcer, il processo richiede più tempo, perché magari vengono analizzate tutte le fatture e non solo quelle idonee e spesso viene inviata documentazione non corretta, con il rischio di ottenere un alto numero di rigetti dalle istituzioni locali. Il lavoro dell'outsoucer si basa, invece, su una conoscenza completa di tutta la documentazione, che spesso giunge, in accordo con il cliente, al ridisegno delle travel policy, in modo che siano funzionali a un successivo recupero dell'Iva - come ad esempio la necessità di ricevere fatture e non ricevute fiscali.
Esternalizzare non significa solo demandare lo studio dei giustificativi per il recupero dell'Iva estera, ma anche l'intera gestione delle note spese dell'azienda: possono beneficiare di una gestione esternalizzata le realtà che hanno un numero minimo di note mensili che si aggira attorno alle 200-250. Il recupero dell'Iva estera è certamente da attuarsi presso le aziende il cui personale viaggia con frequenza entro i confini dell'Unione Europa, verso la Svizzera e la Norvegia.

Il recupero dell'Iva estera è un'opportunità, che diventa appealing nel momento in cui viene dimostrato che il saving è concreto e che l'intero lavoro, se esternalizzato, diventa assai semplice. Da tutti i punti di vista: il personale interno viene "liberato" da un'attività di cui comunque non avrebbe piena conoscenza; a rimborso vengono presentati giustificativi corretti e idonei. Grazie alla precisione della documentazione garantita da Ayming, inoltre, i tempi di recupero Iva diventano molto rapidi: talvolta anche inferiori a un mese, a fronte di una tempistica media di quattro-sei mesi.
Infine, un partner competente affina anche le procedure in modo che il recupero dell'Iva sia realizzabile in tutte le situazioni che lo consentono: per esempio, fa in modo - attraverso una debita formazione e informazione - che, in presenza di un'agenzia di viaggi che prenota e paga per conto dell'azienda, gli hotel stranieri fatturino non all'agenzia, bensì direttamente al cliente (solo così è poi possibile il successivo recupero). Altro esempio: si possono identificare anche giustificativi che sono idonei a fini Iva, ma che magari si riferiscono a Paesi in cui le aziende sono registrate (ma non residenti), e suggerire alle stesse di inserirli nelle dichiarazioni Iva periodiche del Paese estero di riferimento.

Paola Casoni - Direttore Finance & Innovation BL di Ayming
Sandra Ancajima - Manager Finance & Innovation BL di Ayming



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