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   numero di 20/04/2016
Idee e opinioni

Quando il lavoro diventa Smart. Ma quando il lavoro diventa davvero Smart?
Morosini: la spinta culturale è troppo forte per poter resistere. Ma ci sono problemi ancora da affrontare come l'orario della prestazione di lavoro e gli strumenti tecnologici utilizzati

Attendiamo a giorni l'entrata in vigore della nuova normativa in materia di smart working (o lavoro agile) ma le aziende non hanno certo aspettato.
Ormai da diversi anni numerose aziende hanno adottato forme di lavoro flessibile, pur nell'assenza di un quadro normativo di riferimento.
Una disciplina di riferimento esiste solo per il cosiddetto telelavoro (accordo quadro europeo del 2002, accordo interconfederale del 2004), strumento questo tutt'altro che agile, anzi estremamente rigido: il telelavoro presuppone - a differenza di quanto caratterizza lo smart work - che vi sia un luogo, fuori dai locali dell'impresa, dove viene regolarmente svolta l'attività lavorativa, luogo che il datore di lavoro attrezza con tutti i supporti tecnici necessari allo svolgimento della prestazione lavorativa e a cui, per esempio, rappresentanze dei lavoratori e autorità competenti hanno accesso per verificare la corretta applicazione della disciplina in materia di salute e sicurezza sul lavoro. Difficile immaginare che il lavoro possa essere svolto in posti sempre diversi, a seconda delle esigenze del lavoratore, come le nuove tecnologie ormai consentono.
Su questo si rilevando alcune importanti differenze dello smart working.
Innanzitutto lo smart working è una modalità di esecuzione del lavoro, quindi non è una diversa o nuova tipologia contrattuale. È lavoro subordinato, in cui il lavoro viene reso con modalità flessibili.
E quali siano tali modalità flessibili è chiaramente individuato da disegno di legge che deve essere varato:
- la prestazione viene resa in parte all'interno dei locali aziendali e in parte all'esterno ed entro i soli limiti di durata massima dell'orario di lavoro giornaliero e settimanale;
- possibilità di utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell'attività lavorativa;
- assenza di una postazione fissa durante i periodi di lavoro svolti all'esterno dei locali aziendali.
Ecco dunque alcuni elementi importanti: il lavoro non viene svolto, come nel telelavoro, da un unico posto (tipicamente casa) e non c'è quindi una postazione fissa di lavoro fuori dei locali aziendali, ma al contrario, in armonia con i tempi, può essere svolto da casa o da Starbucks, con l'aiuto dei dispositivi mobili e delle reti wifi. Inoltre: la prestazione può essere resa con l'ausilio di strumenti tecnologici.
A questo elemento si collega un tema di grande rilevanza. Come noto, a seguito dell'entrata in vigore di uno dei decreti del Jobs act (n. 151 del 14 settembre 2015), non è più necessaria l'autorizzazione della direzione del lavoro, né un accordo collettivo, per l'utilizzo di strumenti - che siano necessari per esigenze organizzative e produttive per la sicurezza sul lavoro o per la tutela del patrimonio aziendale - dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori, purché si tratti di strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa. Tra questi rientrano sicuramente i mobile devices usati dagli smart workers per lavorare fuori dai locali aziendali. Si noti bene: la legge precisa che le informazioni eventualmente raccolte tramite detti strumenti sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro, a condizione che sia data adeguata informazione sulle modalità d'uso degli strumenti e di controllo. Questo dunque si coordina perfettamente con quanto previsto dal disegno di legge in materia di smart working, secondo cui l'accordo scritto stipulato tra datore di lavoro e lavoratore che prevede e disciplina l'esecuzione della prestazione lavorativa fuori dai locali aziendali deve anche regolare l'aspetto degli strumenti utilizzati dal lavoratore e l'esercizio del potere di controllo del datore di lavoro sulla prestazione resa dal lavoratore fuori dai locali aziendali.
In buona sostanza il datore di lavoro dovrà adottare una policy in cui regola l'utilizzo degli strumenti tecnologici e informa sulle modalità di controllo che poi richiamerà - ed eventualmente specificherà se necessario - nell'ambito dell'accordo individuale con lo smart worker.
Un altro aspetto delicato è quello dell'orario di lavoro. Come si è visto, la norma che ci aspettiamo entrerà in vigore, non esclude gli smart workers dalle limitazioni di orario, come avremmo potuto aspettarci, ma al contrario prevede che la prestazione debba svolgersi entro i limiti di durata massima dell'orario di lavoro. Quindi i datori di lavoro si troveranno nelle stesse condizioni in cui si trovano oggi, in cui una disciplina specifica non c'è.

Ma le aziende oggi cosa fanno?

È interessante allora andare a vedere come le aziende affrontano e risolvono il problema oggi.
Come detto, moltissime aziende (in prima battuta quelle in ambito informatico, ma poi anche nel settore bancario, farmaceutico, alimentare, fino a toccare oggi quasi ogni settore) hanno iniziato da anni ad implementare programmi di flessibilità, in cui i lavoratori almeno per alcune giornate a settimana, possono rendere la prestazione lavorativa fuori dai locali aziendali. Nel 2015 il 17% delle grandi imprese ha avviato progetti organici di smart working introducendo in modo strutturato nuovi strumenti digitali, policy organizzative, comportamenti manageriali e nuovi layout fisici degli spazi. L'anno precedente era solo l'8%.
La spinta culturale è troppo forte per poter resistere. Aumento della produttività (secondo le indicazioni dell'osservatorio sullo smartwork del politecnico +20% lavorando due giorni a settimana in modalità flessibile); risparmi in termini di buoni pasto, permessi e malattia e di costi fissi per gli uffici (costi di affitto, riscaldamento, elettricità ecc); minor impatto sull'ambiente legato ai ridotti spostamenti dei lavoratori; maggiore qualità della vita per i lavoratori che guadagnano i tempi di trasporto e possono gestire più agilmente i propri tempi di lavoro; maggior risalto agli obiettivi più che al tempo di lavoro.
Quindi le aziende adottano regole nuove, lasciando di regola autonomia ai lavoratori nell'organizzare il lavoro fuori dai locali dell'impresa, richiedendo un coordinamento con il proprio superiore e la presenza in ufficio solo per riunioni importanti. Spesso l'adozione di progetti di smart working strutturati comporta anche un restyling degli spazi in azienda, con ampi spazi comuni e di open space, sia per consentire comunicazione di business più fluida che per poter ottimizzare la condivisione degli spazi. Il tema dell'orario di lavoro è stato finora "gestito" richiedendo ai lavoratori, anche quando operino da fuori, di non superare l'orario normale di lavoro. Conseguentemente, nella maggior parte dei casi, non viene corrisposto un compenso per lavoro straordinario.

A questo riguardo è interessante dare un'occhiata fuori dall'Italia. La situazione non è molto diversa, anzi. L'Italia sembra pioniera nel voler prevedere una apposita disciplina per il caso del lavoro reso fuori dall'ufficio, ma anche fuori casa. Quel che accade negli altri Paesi è che tutto è demandato o alla contrattazione individuale (vedi UK) o collettiva, come in Germania, o alle policy predisposte dalle aziende (vedi il Belgio). Le problematiche però sono le stesse che si trovano ad affrontare le nostre aziende. Anche all'estero il tema dell'orario di lavoro viene per lo più risolto chiedendo al lavoratore di attenersi all'orario normale di lavoro. In Germania ed in Inghilterra, a fronte di stringenti obbligazioni di registrare le ore di lavoro, agli smart workers viene richiesto di dichiarare (autocertificare in buona sostanza) le ore lavorate ogni giorno. Inoltre molta attenzione è dedicata alle regole in materia IT e privacy per le quali vengono predisposte apposite policies - che come abbiamo detto rivestiranno d'ora in avanti cruciale importanza anche in Italia. Altrettanto cruciale il tema della riservatezza delle informazioni aziendali, che viene specificamente disciplinata, soprattutto quando ai lavoratori sia consentito utilizzare i propri strumenti informatici (ex. BYOD-bring your own device).
In Italia non ci resta che attendere. A seguito del consiglio dei ministri del 28 gennaio che ha varato il disegno di legge, ottenendo a fine febbraio il parere favorevole della commissione bilancio dello stato e superando le audizioni in commissione lavoro del senato a metà marzo, i tempi per l'approvazione finale del testo dovrebbero essere ormai molto brevi.

Avvocato Valeria Morosini, partner di Toffoletto De Luca Tamajo e Soci



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