La spedizione mail delle fatture fa crescere il business di lafourchette.com

Nhansana (lafourchette.com) Grazie a Esker Mail Services, spediamo 100.000 fatture clienti e documenti correlati all’anno, con riduzione dei costi e pagamenti più puntuali

Esker è stata scelta da lafourchette.com , leader mondiale nei servizi di prenotazione online dei ristoranti, per gestire l’invio di fatture clienti, lettere di sollecito e lettere di recupero crediti in Francia, per un totale di oltre 100.000 pagine anno. Lafourchette.com, che ha visto crescere la propria affidabilità, produttività e reattività, automatizzando la gestione e l’invio della propria corrispondenza con Esker Mail Services, è ora in grado di gestire meglio la propria crescita in Francia e a livello internazionale.
Nata nel 2007 come startup, lafourchette.com è presto diventata un gigante online in Francia, Spagna e Svizzera. Nel 2013, lafourchette.com ha riorganizzato il proprio dipartimento finance per soddisfare al meglio le esigenze legate alla rapida crescita dell’azienda e gli elevati standard in termini di reddito e reporting (per esempio, 10 nuove assunzioni, creazione di nuovi processi e strumenti finanziari, implementazione dell’ERP Microsoft Dynamics). Sylvie Nhansana, Group Administrative and Financial Director, lafourchette.com, ha deciso di implementare una soluzione di automatizzazione in grado di spedire le fatture clienti il più velocemente possibile.

Gli obiettivi erano chiari:

• Ridurre i tempi di gestione e invio delle fatture (dalla creazione alla ricezione) da 10 giorni a 1 giorno;
• Ottimizzare il lavoro delle risorse in azienda;
• Liberare il tempo dello staff.

“Con oltre 12.000 ristoranti partner, non potevamo più permetterci di gestire e inviare manualmente le nostre fatture e i documenti ad esse correlati”, ha dichiarato Nhansana. “In precedenza, una risorsa si occupava per giorni della stampa e dell’invio delle fatture; con Esker, occorrono solo cinque minuti per spedire le circa 7.000 fatture mensili e consegnarle all’ufficio postale locale entro le 24 ore dalla loro creazione. Esker Mail Services ci ha permesso di modernizzare i nostri processi e di portare in azienda progresso e innovazione che ci spronano a migliorare costantemente”.
Oggi lafourchette.com invia le fatture clienti direttamente dal proprio gestionale MS Dynamics via Esker API. Le fatture, così come le circa 2.000 lettere di sollecito, vengono inviate a un centro di postalizzazione Esker dove vengono stampate, piegate, imbustate, affrancate e consegnate all’ufficio postale locale entro le 24 ore.

La corrispondenza viene tracciata in tempo reale e gli indirizzi di posta errati vengono corretti automaticamente.
Maggiore produttività e reattività
“Grazie a Esker, le nostre fatture vengono inviate più velocemente e pagate prima. Siamo in grado di completare la chiusura del mese due giorni prima della fine effettiva del mese in tutte e tre le nostre filiali”, ha dichiarato Nhansana.
Grazie a Esker lafourchette.com ha ottenuto inoltre altri benefici tra i quali:

- Risparmio di tempo: le fatture vengono stampate in automatico il giorno stesso in cui vengono create;
- Maggiore produttività: la risorsa che si occupava in precedenza della stampa e dell’invio delle fatture, dedicava il 75% circa del proprio tempo in questa attività, ora solo il 10% e può così occuparsi anche di contabilità generale;
- Costi operativi ridotti inclusi manodopera, manutenzione dell’attrezzatura e acquisto di consumabili;
- Maggiore tracciabilità e visibilità della posta con notifiche in tempo reale sullo status delle fatture;
- Dales Sales Outstanding (DSO) ridotto.

La fase successiva del progetto in lafourchette.com prevede l’implementazione di Esker Mail Services nelle filiali in Spagna e in Svizzera, oltre all’automatizzazione di altri processi documentali grazie alla piattaforma condivisa Esker.